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La organización del trabajo, a través de métodos que optimicen la relación entre directivos, empleados y clientes, resulta esencial. 'Agile' destaca por su versatilidad, velocidad y flexibilidad para el desarrollo de proyectos.
Siete de cada diez empresas ya incorporan metodologías ágiles e innovadoras para mejorar su productividad, según el informe Pulse of the Profession 2017. El método ‘Agile’ es uno de los más utilizados para optimizar las labores de los directivos y mandos intermedios de las compañías.
Comenzó a aplicarse en 2001 en Utah (EEUU), cuando un grupo de ‘gurús’ del desarrollo de software elaboraron un protocolo que implementaba nuevos métodos de actuación para empresas tecnológicas. Básicamente, ‘Agile’ es un modo de trabajo que busca optimizar la relación entre directivos, empleados y clientes.
Su principal fortaleza consiste en la manera de organizar el trabajo. En lugar de abordar un proyecto de manera integral, lo subdivide en partes o bloques más pequeños. Ese fraccionamiento de funciones, roles y tareas después termina integrándose en un puzle.
7 de cada 10 empresas trabajan con metodologías ágiles e innovadoras para mejorar su productividad
En sus orígenes, la metodología estuvo vinculada directamente a la industria del software. Pero fue expandiéndose a todo el arco empresarial. Destaca por su versatilidad (siempre orientada a los resultados), y la velocidad y flexibilidad para el desarrollo de los proyectos.
Principales ventajas
Entre sus principales ventajas, la metodología ‘Agile’ consta de estos puntos:
1-Plantea el proyecto en ‘trozos’: divide el trabajo en fases y tareas
2-Busca la mejor opción en cada fase del proyecto, sin comprometer su desarrollo.
3-Ahorra tiempos en la concreción de objetivos.
4-Es una metodología ‘elástica’, que se adapta a las diferentes circunstancias.
Cuatro valores
Para conseguirlo, reivindica cuatro valores primordiales en la estructura organizacional:
- Las interacciones de las personas sobre los procesos y las herramientas.
- Un software o soporte técnico adecuado a las necesidades.
- La participación activa del cliente durante el proceso de desarrollo.
- La capacidad de respuesta ante los cambios e imprevistos.
Es recomendable que los directivos y mandos intermedios apliquen esta metodología por dos motivos estratégicos:
a) En caso de que surjan imprevistos, como ‘Agile’ plantea un trabajo en bloques, el proyecto no se verá afectado en su conjunto. Es decir, cualquier inconveniente que aparezca podrá solucionarse en menor tiempo, y de manera más eficaz.
b) El resultado final del proceso es enriquecedor, ya que los aportes de todos los profesionales participantes resultan claves. De este modo se consigue dinamismo, fluidez y mayor velocidad.
Requisitos para aplicar ‘Agile’ de manera eficaz
Hay una serie de requisitos que son indispensables para aplicar la metodología de una manera eficaz, que detallamos a continuación:
–Liderazgo auténtico en los puestos de mando
Un directivo o mando intermedio debe involucrar a los equipos desde un modelo de cambio de cultura empresarial. El compromiso de todos con el proyecto o trabajo es esencial. ¿Cómo se alcanza? Con mucho diálogo y –principalmente- motivación hacia quienes diriges.
Un directivo debe involucrar a los equipos desde un modelo de cambio de cultura empresarial.
Debes convencerles de que son capaces de vencer los obstáculos que puedan surgir. También plantéale los beneficios de las tareas asignadas. Eso es lo que hace un auténtico líder.
-Tareas, de una en una
Como quedó dicho, los proyectos abordados mediante la metodología ‘Agile’ se ‘trocean’ en tareas, por fases. Las mismas solo contemplan tres estados: ‘pendiente’, ‘en proceso’ o ‘terminada’. Éstas deben concretarse de una en una. Todo, mediante un cronograma / tablero de tiempos y plazos predeterminado desde el comienzo.
-Reuniones frecuentes y herramientas
Es conveniente que el líder del grupo establezca reuniones periódicas y frecuentes con los integrantes de los equipos. De este modo, su visión general le permitirá apuntalar recursos en aquellas áreas que más lo requieran. Para la organización del trabajo, un consejo muy útil es que utilicen herramientas de gestión: Trello, Asana o Wrike son algunas de ellas.
¿Scrum o Kanban?
Las dos metodologías ‘Agile’ más empleadas por las empresas son el Scrum y el Kanban. Tienen sus diferencias y particularidades. La primera ajusta el tamaño de las tareas a bloques, en directa relación con los ‘sprints’ del proyecto. Este método utiliza un tablero de tareas que es diferente por equipos.
Scrum ajusta el tamaño de las tareas a bloques, en directa relación con los ‘sprints’ del proyecto. El Kanban es más flexible, utiliza el mismo tablero para los equipos y se puede compartir.
Respecto de la flexibilidad, no permite cambios sustanciales. El volumen de trabajo se divide en equipos, ‘troceado’ en sprints. Los equipos, a su vez, suelen ser multidisciplinares. Contempla reuniones diarias o frecuentes, y de duración determinada, para comprobar en qué medida se cumplen los objetivos fijados. Su diagrama se sostiene en el tipo ‘Burndown’ (consiste en una representación gráfica del trabajo por hacer en un proyecto, en determinado período de tiempo).
El Kanban, por su parte, prevé diferentes diagramas para organizar el trabajo. Utiliza el mismo tablero por proyecto, para los diversos equipos, que se puede compartir. Asimismo, es más flexible que el Scrum respecto a plazos y reasignación de tareas. El volumen de trabajo se reparte durante todo el proceso del proyecto. Sus equipos son especializados, y no multidisciplinares, como en el anterior modelo. Finalmente, no guarda un esquema rígido de reuniones para supervisar el proceso.
Gestionar el cambio de prioridades
CollabNet, uno de los más grandes proveedores norteamericanos de soluciones de desarrollo y entrega de software para el mundo, realiza anualmente una encuesta. Su objetivo es conocer el grado de satisfacción de empresas que utilizan metodologías Agiles. El informe ‘Estado Agile 2018’ arroja datos muy consistentes.
La metodología Agile aporta capacidad de gestionar el cambio de prioridades para el 71% de sus usuarios
Por ejemplo, a la pregunta ‘¿Qué beneficios aporta la metodología ‘Agile’ a tu empresa?’, las casi 1.500 compañías encuestadas en diversas partes del planeta, respondieron en este orden:
–Capacidad de gestionar el cambio de prioridades: 71%
-Aumento de la la visibilidad del proyecto: 66%
-Alineación entre IT y Negocio: 65%
Del trabajo también se desprende que más de la mitad de compañías (el 56%, en concreto) prefieren utilizar la metodología Scrum, por encima de Kanban. Finalmente, entre las técnicas más utilizadas para aplicar metodologías ‘Agile’, sorprende un dato: el 90% de las empresas elige “la reunión diaria, de pie” como la más usual en su día a día.
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