UNIR Revista
Cuando las empresas optan por implementar la gestión por procesos lo que hacen es centrarse en las necesidades del cliente y en optimizar aquellas actividades que le generan valor.
La gestión por procesos es una nueva forma de enfocar el trabajo en las organizaciones. Lo que persigue la gestión de procesos (o Business Process Management, BPM) es la mejora continua de la actividad que realiza la empresa, generando valor tanto para la compañía como para el cliente.
Un proceso es un conjunto de actividades dentro de la empresa relacionadas entre sí, que parten de uno o más inputs (entradas) y generan un output (resultado). El ejemplo más obvio de proceso es la fabricación de un bien. Supongamos una fábrica de automóviles: llegan los suministros de diferentes proveedores, los operarios los ensamblan, realizan diferentes tareas en serie y entregan el producto final, que es el vehículo. Pero cualquier empresa también ejecuta procesos en otras áreas, como pueden ser marketing, contabilidad, atención al cliente, recursos humanos, etc.
Cualquiera de estos procesos implica empleados, pero también maquinaria, tecnología, proveedores, partners o subcontratas. La gestión por procesos se encarga de identificar los procesos clave de la organización, analizarlos, describirlos, implementar cambios en ellos, monitorizar los resultados y mejorarlos de manera constante.
La importancia de la gestión de procesos radica en que los procesos empresariales efectivos son cruciales para el éxito de la compañía. Un proceso productivo bien diseñado ayuda a la organización a predecir y optimizar los recursos que va a necesitar, elimina operaciones superfluas y reduce costes. Un proceso ineficaz, sin embargo, puede provocar un rendimiento ineficiente y una baja productividad, socavando la rentabilidad de la empresa.
La gestión de procesos se asienta sobre varios principios:
- La misión de la organización consiste en crear valor para sus clientes, por lo que los procesos han de estar orientados a su satisfacción.
- Los empleados son el mayor activo de la organización, pues son los que generan valor.
- La mejora de un proceso implica que aportará mayor valor.
- La eficiencia de una empresa es igual a la eficiencia de sus procesos.
Los roles en la gestión por procesos
La organización clásica de una empresa suele tener una estructura vertical jerárquica, con diferentes departamentos, cada uno dedicado a una función. Sin embargo, la gestión por procesos aboga por estructuras horizontales, con una plantilla enfocada en los procesos.
Implementar una gestión por procesos en una empresa requiere, por tanto, modificar la organización y arquitectura empresarial. A ello ayudan softwares de Business Process Management (BPM) que tienen por objeto facilitar la gestión de los procesos en todo ámbito de negocio. El BPM establece nuevos roles en las compañías, como los de:
- Director de procesos: es el responsable de definir la arquitectura de procesos empresariales.
- Arquitecto de procesos: se encarga de diseñar y construir modelos para los procesos productivos, con flujos de trabajo, indicadores clave de desempeño y estrategias de control.
- Propietario de procesos de negocio: es el responsable del rendimiento y de la mejora de los procesos.
- Ingeniero de procesos: es el encargado de simplificar u optimizar un proceso productivo existente.
- Analista de procesos: supervisa los procesos, diagnostica problemas y busca soluciones.
- Actor del proceso: cada uno de los empleados que trabaja en un proceso.
Una forma de desarrollar las competencias necesarias para desempeñar cualquiera de estos roles es cursar el Máster en Dirección de Procesos Estratégicos y Operaciones de UNIR. Se trata de una formación especializada que proporciona las capacidades para modelar procesos de negocio, planificar cambios en los procesos y monitorizar su rendimiento.
