Jesús Vicente Menoyo
En los últimos años hemos tomado consciencia sobre cómo las empresas buscan alcanzar una mayor eficiencia en sus operaciones. La tecnología es un gran aliado para los distintos departamentos de las organizaciones.
A este reto también se han incorporado los departamentos jurídicos, con una visión totalmente renovada, donde su nuevo posicionamiento estratégico pretende ser el de un business partner y contribuir a los resultados y objetivos de la empresa. Como consecuencia de dicha renovación, los departamentos jurídicos de las empresas han liderado en los últimos años la demanda de desarrollo e inversión en tecnología.
No resulta extraño hablar del uso de herramientas como SAP, Salesforce u Oracle en el día a día de departamentos como financiero, ventas o marketing. No obstante, a diferencia de otras funciones corporativas, la tecnología para la vertical jurídica aún está en una fase de desarrollo y no se encuentra madura. Por eso encontraremos una solución de gestión jurídica y empresarial única que capacite en todas las herramientas necesarias para realizar el trabajo de los abogados de empresa.
Además, se da la paradoja de que la tecnología (en su vertiente general y en su vertiente específica, a nuestro caso, la legal) transforma el panorama de la tecnología legal mientras cambia, a su vez, el ecosistema jurídico a un ritmo cada vez mayor.
Por ello, en mi opinión, la colaboración entre los equipos de IT y operaciones jurídicas resulta fundamental para poder optimizar la capacidad de los departamentos jurídicos, escalando y madurando soluciones tecnológicas que sirvan a la organización.
Hoja de ruta tecnológica
Los casos de uso que la tecnología puede proporcionar a una organización pueden ser muy amplios: desde la recopilación y análisis de datos para la creación de previsiones, la automatización de procesos, la reducción de riesgos, la mejora de la calidad o la mejora de eficiencia departamental.
Sin embargo, en un entorno de cambio acelerado y constante, los proyectos de transformación o digitalización se afrontan sin una visión global de la tecnología y desconectados del flujo de trabajo y de las estrategias de los equipos de IT. Esto provoca una baja satisfacción con las herramientas seleccionadas por falta de interoperabilidad entre las mismas, como ejemplo más visual.
No podemos obviar que, a pesar de una inversión considerable, el panorama de la tecnología jurídica sigue estando fragmentado, con soluciones puntuales que surgen para resolver partes concretas del negocio, a menudo, muy específicas.
Por ello, a medida que evoluciona el departamento de operaciones jurídicas, se hace más necesario una hoja de ruta tecnológica clara que abarque todas las necesidades de la organización.
¿Cómo gestionar la tecnología para un departamento jurídico?
No hay lugar a dudas de que el uso de la tecnología puede aumentar la eficiencia general de las operaciones jurídicas. No obstante, las organizaciones tienen diferentes prioridades que deben alinearse con su estrategia y visión corporativas, desde la toma de decisiones basada en datos hasta la mejora del gobierno corporativo. Deberemos por ello prestar atención para seleccionar aquellas herramientas que maximicen el uso y la reutilización de la información de la organización.
Como directores de proyectos, tendremos como objetivo principal la creación de un plan de implantación de tecnología que cubra las necesidades de la organización. En otras palabras: soluciones estratégicas que automaticen los procesos manuales, digitalicen las tareas físicas y mejoren la velocidad y la calidad del trabajo sin perder de vista la seguridad y el gobierno del dato.
¿Cómo estructurar un Roadmap a alto nivel?
Uno de los puntos iniciales es realizar una evaluación del estado actual, tanto a nivel organizacional como de madurez digital, que nos dará una radiografía de los puntos fuertes y débiles del área. A menudo, las mejoras suelen necesitar ir acompañadas de una buena gestión del cambio a un nivel de personas y procesos.
Finalizada la fase anterior comenzará la fase de discovery, la cual nos permitirá conocer la tecnología disponible en la empresa y determinar si pueden identificarse casos de uso y soluciones adaptadas al negocio jurídico en concreto; o si, por el contrario, será necesario realizar un estudio de mercado y seleccionar un vendor. Deberemos asegurarnos de considerar la interconexión de los sistemas del departamento y de la empresa para eliminar los solapamientos y compatibilidades de sistemas. Cada solución añade sus ventajas, pero requiere una gran inversión de tiempo y recursos para mantenerla tras su puesta en marcha.
A modo de cierre, gestione un roadmap tecnológico alineado con la estrategia de su organización y haga parte a IT del mismo para el éxito de los proyectos de transformación de su área y su organización.
*Jesús Vicente Menoyo es docente del Máster en Legaltech de UNIR.
