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Coordinar un equipo de trabajo para alcanzar objetivos requiere establecer metas claras, delegar tareas según habilidades, fomentar la comunicación y reconocer logros para conseguir un ambiente de confianza.
El trabajo en equipo es una de las capacidades más valoradas en el entorno laboral e indispensable en las dinámicas actuales de las compañías, tanto grandes como pequeñas. La buena coordinación de un equipo de trabajo permite sacar el máximo partido al capital humano de una empresa. Sin embargo, es un reto para el que los líderes de equipo, a cualquier nivel, han de estar preparados. En este post te damos algunas claves que te ayudarán a saber cómo coordinar un equipo de trabajo.
El éxito de un equipo de trabajo depende, en gran medida, del factor humano. Un equipo es un engranaje de personas y sus capacidades, las cuales deben guiarse para lograr el objetivo que marca el proyecto. Todo equipo requiere de una figura capaz de coordinar y garantizar que se sigue el camino hacia la meta marcada. Es decir, un líder de equipo que sepa potenciar las habilidades de cada miembro del grupo al tiempo que gestiona las tareas, motiva e inspira al equipo para generar los resultados esperados.
¿Qué cualidades debe tener un líder de equipo?
A la hora de coordinar un equipo de trabajo es necesario que la persona que lo lidera disponga de una serie de cualidades que le permitan tomar las decisiones más adecuadas para cada situación, asignar tareas y recursos de forma eficiente y anticiparse a las necesidades e imprevistos que puedan surgir y estén en su mano para garantizar que el equipo cumpla su tarea.
Entre las cualidades que requiere un buen jefe de equipo están las dotes comunicativas, el pensamiento estratégico, la motivación, la capacidad de resolver controversias y tomar decisiones, la resiliencia y la capacidad de delegar tareas. Estas cualidades no son innatas en todas las personas, pero eso no quiere decir que no sean capaces de aprenderlas y, con esfuerzo y experiencia, lograr gestionar un equipo de personas con éxito.
¿Cómo coordinar un equipo de trabajo?
La principal tarea de un líder de equipo es garantizar que la comunicación sea fluida, tanto entre los miembros del grupo como entre el equipo y otros departamentos de la compañía de la que pueda depender su trabajo.
A la hora de organizar un grupo de trabajo hay cinco aspectos fundamentales que todo buen coordinador debe tener presentes:
Tener visión global del proyecto o trabajo a realizar
Como jefe de equipo se deben tener claros los objetivos a corto, medio y largo plazo para ser capaz de anticipar necesidades que surjan tanto del grupo a medida que avanza en las tareas como de la empresa según se van cumpliendo los objetivos.
Conocer al equipo
Cada persona cuenta con unas capacidades, herramientas y experiencia que le convierten en un recurso único. Cuanto mejor se conocen esas habilidades, más sencillo es asignar las tareas de un proyecto a quién las puede realizar mejor. Es la manera de gestionar de forma eficiente el capital humano de una empresa.
Marcar objetivos comunes y específicos
El equipo, como grupo, tendrá unos hitos que cumplir, pero cada uno de sus integrantes deberá responder con su trabajo individual a una serie de metas. El coordinador del equipo será quien divida las tareas y marque los objetivos en función de las capacidades y herramientas para garantizar la eficiencia.
Elaborar un plan de trabajo
Los objetivos comunes y específicos se deben plasmar en una hoja de ruta que muestre los plazos y las tareas que se requieren. Esto permitirá revisar el proceso que se ha seguido en el caso de que surjan imprevistos y así tomar medidas para reconducir la situación.
Documentar los procesos
Es vital que los procesos internos funcionen independientemente de quién sea el que los ejecute, por eso es necesario contar con un manual de operaciones donde se detallen los pasos a seguir para realizar una determinada tarea. Así, aunque alguien se vaya de vacaciones o cambie de trabajo, cualquiera será capaz de ejecutar una tarea con éxito.
Crear canales de comunicación eficientes
La comunicación es imprescindible para que un equipo trabaje bien coordinado y clave para que logre sus objetivos.
Establecer espacios de escucha privado
Además de canales grupales, es importante tener vías de comunicación 1 a 1, para que las personas puedan mantener charlas privadas donde alinear objetivos con cada empleado y profundizar sobre cómo se encuentran y llevan el proyecto.
Planificar reuniones
La coordinación requiere de organizar reuniones con el equipo y actores externos. Para aprovecharlas al máximo se deben establecer propósitos claros y un plan de reunión acorde, para que las reuniones sean eficientes y no se pierda tiempo innecesario.
Comunicar los cambios
Es vital que el equipo sepa cómo está avanzando el proyecto y avisarles de los cambios que se puedan producir en el mismo para que todos estén en una misma sintonía y se mantenga el trabajo ajustado en tiempo y presupuesto.
Generar confianza delegando
Cada miembro del equipo debe sentir que tiene un apoyo en la distancia, pero también que se les da confianza en la realización de sus tareas y no se les hace un seguimiento estricto.
Revisar objetivos y definir KPIs
Se deben establecer objetivos y determinar cómo se van a medir. Por eso es fundamental que todos sepan las expectativas puestas en ellos y qué resultados se espera que alcancen.
Pero el esfuerzo por coordinar correctamente un equipo no impide que surjan dificultades. La interacción entre personas es compleja y para facilitar el trabajo en equipo hay una serie de técnicas que sirven para sacar el máximo rendimiento. Además, cada vez hay más herramientas para trabajar en equipo que ayudan a los líderes a coordinar a sus colaboradores, desde aplicaciones de productividad que permiten ver en qué fase se encuentra un proyecto hasta canales de mensajería que facilitan el trabajo en remoto.
Principales retos a la hora de coordinar un equipo de trabajo
Coordinar grupos de personas siempre es una tarea complicada, pero si es de forma remota aún puede serlo más y pueden surgir desafíos como:
- Mal ambiente laboral.
- Desmotivación en los miembros del equipo.
- Demasiadas personas dirigiendo a la vez.
- Escasa supervisión y seguimiento de proyectos.
- Incapacidad para delegar.
- Problemas relacionados con poca comunicación dentro del equipo.
- Problemas con difícil solución, por haberlos ido posponiendo.
La coordinación de un equipo que trabajo en remoto
Durante la pandemia de la COVID-19, el trabajo en remoto fue una realidad para la mayor parte de las empresas y tras esta, muchas han mantenido esta modalidad de trabajo; pero, ¿cómo es la coordinación de equipos de trabajo en remoto?
La coordinación de equipos requiere del uso de estrategias y patrones para integrar acciones, conocimientos y objetivos desarrollados por individuo para garantizar que ese equipo trabaje como un todo y alcanzar así objetivos comunes.
Por eso para coordinar equipos en remoto es fundamental que el líder tenga siempre presente conceptos como confianza y comunicación, pero además debe:
- Definir al equipo las tareas a desarrollar y sus responsabilidades, con claridad, para alcanzar los objetivos.
- Establecer metas semanales y mensuales, para detectar posibles problemas y así brindar apoyo y, si hay errores, ayudar a solucionarlos en el menor tiempo.
- Hacer un seguimiento del avance de los proyectos y del trabajo de cada miembro y verificar su cumplimiento, para conseguir los objetivos finales en el plazo. Para esto es recomendable emplear herramientas de gestión de tiempos y procesos y establecer reuniones diarias y/o semanales.
- Preocuparse por el bienestar emocional de sus trabajadores ya que son largas jornadas de trabajo individual que pueden acabar haciendo que la persona se sienta sola o no integrada en el equipo.
- Generar una comunicación fluida entre todos los miembros del equipo. Para esto, además de la propia comunicación personal, que puede desarrollarse usando herramientas de comunicación online, se debe proporcionar un buen equipo informático y tener una conexión adecuada para desarrollar el trabajo.
- Explicar los puntos de contacto, ya que la comunicación en un equipo remoto debe estar clara y por esto cada miembro debe saber con quién, cuándo y cómo tiene que comunicarse para determinado proceso.
- Crear espacios de feedback donde poder motivar y reconocer el trabajo de los miembros del equipo es fundamental sobre todo en trabajo remoto. En esta dinámica se deben reconocer las buenas prácticas y orientar en los puntos de mejora.
- En todo equipo es importante analizar los errores que se están cometiendo, por lo que se debe escuchar a todos los miembros para llegar a una solución rápida al problema.
Herramientas para coordinar equipos de trabajo
Gestionar equipos no es una tarea fácil, por eso usar herramientas sencillas para controlar la productividad y hacer seguimiento de tiempos, compartir documentos, comunicarse y asignar y trabajar proyectos, puede resultar a veces muy útil.
Estas herramientas o apps de coordinación de equipos están creadas para gestionar equipos sin importar que se trate de grupos pequeños o grandes, siendo su objetivo final ayudar a que se mantenga en la empresa u organización un trabajo ordenado, coordinado y donde se cumplan plazos.
Por eso es importante conocer algunas de estas 10 herramientas digitales:.
Asana
Asana es muy útil y sencilla para la gestión flujos de trabajo (tareas y proyectos) en equipo, desde el inicio al fin y, además, permite evaluar la efectividad del progreso.
Compatible con plataformas como Google Calendar, Asana ofrece funcionalidades que simplifican los flujos de trabajo, posibilita medir el tiempo de ejecución, comunicarse y planificar proyectos entre los miembros del equipo para estar sincronizados, entre otras.
Sesame
Sesame permite centralizar y automatizar la gestión de RR. HH. y realizar funciones como: control horario, registro de ausencias y vacaciones, procesos de onboarding, gestión de turnos, bolsa de horas e informes, además de contar con un portal del empleado.
Slack
Slack permite comunicarse instantáneamente en tiempo real a través de diversos canales. Permite enviar mensajes, llamadas, enviar archivos y trabajar en grupo cada uno en su lugar ubicación, lo que hace que el trabajo sea dinámico y organizado, alcanzando así el máximo rendimiento. Se integra, entre otras, con herramientas como Dropbox, Google Drive, MailChimp….
Hubstaff
Hubstaff es una herramienta que permite hacer un seguimiento pormenorizado y llevar un control del número de horas que un empleado dedica a un proyecto. Del mismo modo, permite crear informes avanzados en tiempo real, hacer capturas de pantalla, enviar nóminas automáticamente, entre otras capacidades. Se integra con herramientas como Trello, Asana, Podio y PayPal.
Google Calendar
Calendar de Google permite tener en un solo lugar una agenda y calendario en el que programar reuniones, coordinar eventos con otras personas y compartir entre usuarios calendarios para tener el día a día organizado y al alcance de la mano. Simplemente es necesario que los usuarios dispongan de una cuenta en Google para poder usarlo.
Trello
Trello es un software de administración de proyectos que cuenta con una plataforma intuitiva e interactiva donde se pueden crear tablones virtuales —parecidos a los post-its—, subir comentarios, adjuntos, deadlines, y clasificar las tareas en grupos según su estado.
Wrike
Wrike es un software de gestión de proyectos dirigido a la colaboración y realización de trabajos en equipo en la nube, por medio de la programación de tareas y el seguimiento de las mismas en tiempo real.
Permite asignar tareas, tiempos y presupuestos de proyectos y ver datos y generar informes en tiempo real de todos los proyectos que se están trabajando. Al igual que otras, puede integrarse con otras herramientas como Excel y Dropbox.
Dropbox
Dropbox es una herramienta de almacenamiento en la nube, fundamental para almacenar, sincronizar, intercambiar y colaborar en todo tipo de documentos, así como crear copias de seguridad.
MindMeister
MindMeister es la herramienta perfecta para brainstormings grupales ya que permite crear mapas mentales en línea y capturar, desenvolver y compartir ideas gráficamente, que se actualizan de forma inmediata.
Cuenta con un chat integrado que posibilita al equipo hacer comentarios y sugerencias al instante.
Microsoft Teams
Microsoft Teams es una plataforma de colaboración y comunicación, donde unas de sus funcionalidades principales para trabajar en equipo son las videoconferencias.
Kanban tool
Kanban es una herramienta para la gestión visual de proyectos que permite la colaboración entre clientes y miembros del equipo.
A través del Tablero Kanban se puede tener una visión general de los proyectos, del estado del trabajo, del equipo y compartir tareas, información y comentarios entre los miembros, lo que facilita la comunicación del equipo. Además, crea de forma automática informes de tiempos y de producción.
Para coordinar equipos de trabajo en remoto es necesario contar con habilidades de liderazgo y ayudarse adicionalmente con herramientas de gestión, sobre todo aquellas plataformas que permitan mantener a los miembros del equipo conectados entre sí. Si bien es necesario, igual que en una oficina física, mantener horarios, se debe apostar por la confianza y no obsesionarse con el control de cada empleado. Y es que, en cualquier caso, el trabajo se valorará al final por los resultados alcanzados.
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