Pedro Robledo
La realización de reuniones constantes genera desinterés, especialmente cuando se organizan por rutina semanal (o diaria), sin previo aviso y sin preparación.
Una de las consecuencias de la pandemia ha sido el incremento de más del 13% de reuniones virtuales en todas las organizaciones, bien programadas con antelación, o cuando se organizan sin previo aviso al conocer que otras personas del equipo están conectadas.
El hecho de no necesitar desplazamientos por el teletrabajo provoca que se encadenen reuniones una tras otras sin descanso, principalmente si no se tiene bloqueada la agenda electrónica. La sensación o necesidad de inmediatez provoca considerar que todos tienen que estar siempre conectados y disponibles.
Muchas reuniones se pueden reemplazar mediante un mensaje directo por correo electrónico con información muy concreta, muy ejecutiva. Cualquier reunión para que sea efectiva deberá ser rápida, programada, con un objetivo concreto y enfocada en la productividad.
Eliminar las reuniones durante 3 días, aumenta la productividad un 73%
En estudios recientes, como el realizado por el Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT), que evaluaron cómo afectaría a la productividad de los trabajadores el hecho de eliminar por completo las reuniones de trabajo durante tres días, se llegó a la conclusión que las empresas aumentaron la productividad hasta en un 73 %, mientras que el estrés de los trabajadores se redujo en un 57 %. Dicha investigación indica también que tener demasiadas reuniones afecta a la productividad de los equipos de trabajo porque resta valor a la colaboración efectiva, desorienta a los trabajadores durante sus horas más productivas, e interrumpe el tren de pensamiento y concentración de las personas.
Cada minuto gastado en una reunión inútil consume trabajo en solitario que es esencial para la creatividad y la eficiencia. Cualquier interrupción en momentos de concentración provoca impactos importantes en la productividad de cualquier trabajador porque volver a concentrarse puede requerir al menos quince minutos.
Tener la agenda semanal repleta de reuniones diarias puede parecer estar al día y dedicado a una tarea, pero la mayoría de las reuniones de trabajo se enfocan en planificación (trabajo futuro) o en información (trabajo pasado), afectando directamente a la productividad del día a día. Una jornada sin reuniones es exactamente un día bloqueado del calendario del equipo cada semana en el que el trabajador solo se enfoca en su propio trabajo personal y sin interrupciones. Sin embargo, la satisfacción, la productividad, el compromiso y la cooperación del equipo disminuirían si las reuniones se eliminasen por completo.
Las reuniones bien organizadas proporcionan beneficios reales, al ser esenciales, porque permiten la colaboración, el control, la creatividad y la innovación, fomentando las relaciones del equipo de trabajo y garantizando un intercambio de información adecuado.
La clave de la productividad de cualquier grupo de trabajo es poner el foco en el cumplimiento de tareas para conseguir sus objetivos. Para ello, las reuniones deberán tener una buena planificación involucrando a aquellas personas indispensables. Así las cosas, será necesario establecer una agenda clara con objetivos concretos, que ayude a que los asistentes estén debidamente preparados, se incorporen a la reunión en el momento concreto de su participación y se apeguen a la cuestión planteada.
Dejando solo dos días a la semana disponibles para reuniones, se pueden mantener las relaciones sociales y la colaboración del equipo. Esto incrementa la satisfacción laboral y potencia la productividad del empleado en esos días sin reuniones.
Autor: Pedro Robledo. Director Académico del Máster Universitario en Dirección de Procesos Estratégicos en UNIR.
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