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La tarea de control presupuestario es esencial pues permite apreciar si los objetivos de la empresa se están cumpliendo y, si no es el caso, tomar medidas a tiempo para corregir las desviaciones.
El control presupuestario de una empresa es el instrumento que esta tiene para comprobar que los ingresos y gastos se realizan según lo previsto. Entonces, permite saber si una empresa se está desviando de los objetivos marcados en su presupuesto anual y, de esta forma, poder tomar medidas con antelación para corregir la situación. Lo que se busca es mantener la organización saneada, con unos gastos e ingresos equilibrados, y evitar que entre en dificultades que puedan abocar al cierre.
El departamento financiero es el responsable de llevar a cabo el control presupuestario. Según el tamaño de la organización, esta tarea puede asumirla específicamente el controller financiero.
Si quieres especializarte en esta área, te interesará el Máster en Control de Gestión online de UNIR que, por cierto, cuenta con una asignatura obligatoria llamada Control de Gestión y Presupuestario. En ella se abordan las actividades de control de gestión y presupuestario que deben realizar las empresas. Su conocimiento es imprescindible para cualquier empleado o directivo del área de finanzas de una compañía.
¿Cuándo se hace el control presupuestario?
La tarea de control presupuestario comienza una vez elaborado el presupuesto, el documento que detalla —en términos monetarios— todas las operaciones y recursos que se van a dedicar para lograr los objetivos establecidos durante un periodo determinado (usualmente el año contable). En el presupuesto se planificarán los gastos del ejercicio y se estimarán los ingresos que se pretenden conseguir.
El control del presupuesto se realiza partiendo de lo presupuestado, registrando lo que realmente se ha realizado, y por comparación, determinando las variaciones entre uno y otro y analizándolas, para tomar luego las acciones correctivas oportunas.
Objetivos del control presupuestario
Como hemos avanzado, el objetivo principal del control presupuestario es que no haya desviaciones sobre lo presupuestado y, si se producen, tomar las decisiones para corregirlas. Además, las actividades de control presupuestario, que deben realizarse periódicamente, permiten:
- Comparar los datos de ejecución presupuestaria con los objetivos marcados y ver si se están cumpliendo.
- Hacer comparaciones con otros periodos o ejercicios presupuestarios.
- Realizar ajustes y cambios en el presupuesto siempre que sea necesario, modificando las partidas o acciones inicialmente previstas para retomar el camino fijado.
- Poder medir los resultados de las decisiones que se toman en el presupuesto.
Principios del control presupuestario de una empresa
Para realizar el control del gasto corporativo adecuadamente este debe responder a una serie de principios, que se agrupan en:
Principios de previsión
- Predictibilidad: el presupuesto debe prever lo que va a suceder en todo aquello que está en su contenido.
- Determinación cuantitativa: el control presupuestario se realiza a través de cantidades económicas y porcentajes de las desviaciones.
- De objetivo: los fines que se establecen en el presupuesto deben ser los que se busquen en el control.
Principios de planificación
- Precisión: la información utilizada debe ser precisa y ajustada a la realidad.
- Coste: los beneficios que aporta el control del presupuesto deben compensar el coste de implementar ese control.
- Flexibilidad: hay que dejar un margen para posibles imprevistos.
- Unidad: debe existir una coordinación total entre los diferentes presupuestos de la organización, formando un todo con sentido y lógica.
- Confianza: quienes participan en la actividad de control deben estar de acuerdo con los procedimientos que se siguen, confiando en que den buenos resultados.
- Participación: en el control deben participar todos los departamentos de la empresa que se ven afectados por el presupuesto.
- Oportunidad: la planificación del control debe estar lista antes de iniciarse el periodo presupuestario para tener oportunidad de cumplir con lo previsto.
- De contabilidad por áreas de responsabilidad: la contabilidad debe servir a los fines de control presupuestario.
Principios de organización
- Orden: la empresa debe contar con un organigrama claro y eficaz.
- Comunicación: entre las partes, preferentemente por escrito.
Principios de control
- Normas: el establecimiento de unas normas claras sobre cómo desarrollar la actividad de control contribuye a su éxito.
- Conciencia de los costes: los miembros de la organización deben comprender los costes y cuál es su influencia en la posición de la empresa.
- De las excepciones: se considera que las desviaciones poco importantes son un cumplimiento de las previsiones.
- Reconocimiento: reconocer los aciertos o errores en la labor de control.
Principios de dirección
- Autoridad: debe estar claro quién manda en el proceso de control presupuestario.
- Coordinación: el responsable del control presupuestario debe tener claro los objetivos y orientar las acciones hacia la consecución de esos objetivos.
