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Si eres un profesional de la gestión o te interesa ampliar tus conocimientos, aquí te contamos algunas de las metodologías y herramientas más comunes a la hora de dirigir un proyecto con éxito. Permitirán incrementar la eficacia en tu estrategia.
A la hora de hablar de herramientas para la gestión de proyectos que te ayudarán a agilizar tu trabajo, hay que tener en cuenta criterios esenciales. La gestión de proyectos requiere aplicar conocimientos, habilidades y herramientas al proceso para garantizar la consecución de los objetivos globales y específicos que se han marcado. Por eso, los profesionales de la gestión de proyectos precisan de una serie de metodologías que les permitirán minimizar los errores e incrementar su eficacia.
Si eres un profesional de la gestión o te interesa ampliar tus conocimientos, aquí te contamos algunas de las metodologías y herramientas más comunes a la hora de dirigir un proyecto con éxito.
Técnicas de gestión de proyectos habituales
Las metodologías de gestión de proyectos proporcionan la estructura, la flexibilidad y el control necesario sobre el proceso a los distintos miembros de un equipo de trabajo. Su finalidad es facilitar la consecución de los resultados que se han establecido como objetivos a tiempo y sin sobrepasar el presupuesto. Para administrar un proyecto de forma eficiente es necesario utilizar una metodología concreta para cada etapa del mismo: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Algunas de las metodologías más comunes para gestionar un proyecto son:
El Diagrama de Gantt
Es una herramienta básica que sirve para planificar el flujo de trabajo de un proyecto. Se compone de un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las distintas unidades y grupos de tareas que componen un proyecto. Esta herramienta muestra de forma visual la relación de tiempos necesaria entre estas partes del proyecto para lograr la consecución de los objetivos en plazo y presupuesto.
El Método de la Cadena Crítica (CPM)
Esta metodología permite reducir el plazo en la ejecución de los proyectos y hacer un seguimiento eficiente poniendo el foco en lo que es realmente importante para el plan. Para su aplicación, es necesario definir la secuencia de elementos, sus precedentes y consecuentes, y determinar cuáles de esos elementos son los que evitarían completar el proyecto en el menor tiempo para asignar los recursos de forma eficiente.
La Gestión del Valor Ganado (Earned Value Management, EVM)
Esta metodología permite medir el desempeño de un proyecto a partir de la comparación de su avance real frente al planeado, una visión que permitirá analizar tendencias y formular pronósticos. Para implementar esta metodología será necesario definir una línea base de medición del desempeño que integrará tanto la descripción del trabajo a realizar como los plazos para ejecutarlo (cronograma) y el cálculo de los costes y los recursos que requerirá.
Cada una de estas técnicas tiene sus ventajas e inconvenientes y un equipo de trabajo puede decantarse por una u otra a la hora de planificar y administrar los recursos de la mejor forma para controlar la evolución de un proyecto. Además, los avances tecnológicos han permitido integrar y combinar estas y otras metodologías en diversos programas informáticos que facilitarán a los profesionales de la gestión de proyectos desempeñar su labor con eficacia.
5 herramientas de gestión de proyectos gratuitas
En la actualidad, es fácil acceder a herramientas de gestión de proyectos gratuitas o con algunos servicios ‘premium’ o de pago, desarrolladas para su uso online o con aplicación para los distintos sistemas operativos (Windows, Android, iOS) que se apoyan y combinan estas metodologías para facilitar el trabajo de un equipo. Aquí te proponemos cinco ejemplos:
Trello
Se trata de una herramienta de gestión de proyectos colaborativa online y gratuita que permite definir tareas, priorizarlas y trazar el camino que debe seguir un proyecto en un tablero sencillo e intuitivo. En este tablero se pueden distribuir las tareas por fechas concretas o ámbitos y ordenarlas visualmente para que todo el equipo tenga claro en todo momento sus funciones, las prioridades y tiempos y el progreso del proyecto. Una de sus ventajas es que permite integrar otras aplicaciones que ya se estén utilizando, como las herramientas de Drive o los gestores de almacenamiento como Dropbox.
Airtable
Este programa combina hojas de cálculo, bases de datos, calendarios y listas de tareas para proporcionar las herramientas necesarias para coordinar un equipo y asignar y gestionar las distintas tareas que componen un proyecto. Tiene una versión gratuita muy flexible, con plantillas para crear cronologías de planificación, organizar eventos, lanzamientos, inventarios, campañas… y opciones de pago con las que ampliar su capacidad.
Asana
Esta herramienta de gestión de proyectos permite a los equipos compartir, planificar, organizar y seguir el proceso de las tareas de cada miembro para comprobar la evolución y el cumplimiento de los plazos. Es una plataforma web, intuitiva y sencilla de utilizar, que permite organizar en espacios de trabajo las distintas tareas y a quién le corresponde ejecutarlas.
Sinnaps
Esta herramienta online permite planificar de forma automática tanto proyectos simples como otros más complejos, facilitando la actualización constante de la planificación. Combina metodologías de gestión de proyectos como CPM y PERT para priorizar tareas automáticamente y facilita la creación de distintos escenarios para anticipar cómo afectarían al proyecto distintas situaciones. La visualización es intuitiva, siguiendo el modelo Gantt, y muestra los caminos críticos y posibles cuellos de botella en la resolución de tareas.
Slack
Esta aplicación se encarga de otra faceta fundamental en la gestión de los proyectos, la comunicación. Se trata de una plataforma para gestionar trabajos de forma colaborativa que permite crear canales de comunicación para los miembros de una empresa, tanto grupales -toda la organización o sus distintos equipos- como individuales. Permite, además, compartir archivos (PDF, imágenes, vídeos, etc.) sin necesidad de cambiar de plataforma, agilizando el trabajo de todo el equipo. Al tratarse, principalmente, de una plataforma de comunicación facilita la integración de otras aplicaciones de gestión de proyectos que ya se estén utilizando como Asana, Trello, Drive…
Cada proyecto y equipo de trabajo se decantará por aquellos programas que ofrezcan mejores soluciones a sus necesidades: desde las aplicaciones que permiten tener una visión global del proyecto y dividir las tareas, hasta aquellas que se centran en etapas específicas del proyecto. Lo importante es definir las necesidades del equipo y elegir las herramientas que ayuden a dar un seguimiento fiable a las distintas tareas o al proyecto global.
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