UNIR Revista
Las empresas generan una importante cantidad de información en la gestión de su actividad económica. Para ordenar esta información y cumplir con las obligaciones legales, se recurre a los libros contables.
La contabilidad es el instrumento que permite registrar toda la actividad económica que realiza una empresa. Dentro de esta, los libros contables sirven para ordenar y archivar toda la información generada, de forma que, por una parte, la empresa lleve un control de su situación y tome así las mejores decisiones, y por otra, cumpla con sus obligaciones normativas.
El Código de Comercio establece que todo empresario, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, debe llevar una contabilidad ordenada, adecuada a su actividad, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones. El Código de Comercio obliga a llevar dos libros contables: el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales.
Además, la Ley del Impuesto de Sociedades indica que los contribuyentes obligados a presentar este impuesto deberán gestionar su contabilidad de acuerdo al Código de Comercio o las normas por las que se rijan. Por tanto, las sociedades mercantiles están obligadas a llevar los libros contables. En cuanto a los autónomos, no tienen la obligación de llevar los libros contables ni los que pertenecen al régimen de módulos ni los de estimación directa simplificada. Sin embargo, los autónomos adscritos al régimen de estimación directa normal sí están obligados a la llevanza de los libros contables, aunque no a legalizarlos en el Registro Mercantil (pueden hacerlo voluntariamente).
El libro diario
Uno de los libros contables obligatorios es el libro diario de contabilidad. En el libro diario el empresario deberá anotar, por orden cronológico, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial. Se realiza uno por cada ejercicio económico. También puede realizarse anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, siempre que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes.
El libro de inventarios y cuentas anuales
Por su parte, el libro de inventarios y cuentas anuales se abre con el balance inicial detallado de la empresa (primer estado contable), transcribiendo con una periodicidad al menos trimestral —con sumas y saldos— los balances de comprobación (segundo estado contable). En él han de asentarse anualmente el inventario de cierre del ejercicio (tercer estado contable) y las cuentas anuales (último estado contable).
Los libros contables voluntarios
Además de estos dos libros de llevanza obligatoria, las empresas podrán llevar, de forma voluntaria, otros libros y registros según el sistema contable que hayan adoptado o la naturaleza de su actividad, como el libro mayor o los libros auxiliares (de caja, de bancos, de clientes, de proveedores, entre otros).
El libro mayor
El libro mayor contable, aunque no es de presentación obligatoria, resulta muy útil para el control de los ingresos y gastos diarios de la empresa. En él se registran, también cronológicamente, todas las operaciones incluidas en el libro diario, en formato debe y haber, pero con un mayor grado de detalle.
Cada página del libro mayor se reserva para cada una de las cuentas contables de la empresa, señalando en cinco columnas la fecha, el concepto, el debe, el haber y el saldo.
El Código de Comercio especifica que todos los libros contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, superposiciones, tachaduras ni raspaduras. Tampoco podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley, el Reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.
Además, los libros y demás documentación referida al negocio deberán conservarse, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.
¿Cómo se legalizan los libros contables?
La legislación señala que los empresarios deben llevar los libros obligatorios al Registro Mercantil de su domicilio antes de su utilización, para ponerles en cada una de sus hojas el sello de Registro y evitar así modificaciones posteriores.
Históricamente, este trámite se realizaba manualmente, pero desde la aprobación de la Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, los libros se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses desde la fecha del cierre del ejercicio.
En pequeñas empresas, habitualmente son los propios empresarios los encargados de confeccionar y presentar los libros en el Registro Mercantil; en empresas de mayor tamaño, es una tarea que compete al director financiero y al departamento de contabilidad. Cursar un Grado en Finanzas y Contabilidad como el de UNIR permite contar con las competencias y conocimientos necesarios para elaborar los libros contables y otras tareas de contabilidad.
