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Cualquier organización desempeña diferentes actividades para entregar sus productos o servicios a los clientes; el mapa de procesos permite visualizarlos, jerarquizarlos, analizarlos y revisarlos.
El mapa de procesos de una empresa es una representación gráfica de cómo se relacionan entre sí todos los procesos que desarrolla una empresa.
En el ámbito empresarial, un proceso de negocio es cualquier conjunto de tareas ordenadas que se ejecutan para alcanzar un objetivo específico: fabricar un producto, ofrecer un servicio o cubrir cualquier otra necesidad de la empresa. El mapa de procesos permite mostrar visualmente cuáles son los procesos que se desarrollan en la empresa y cómo se relacionan entre ellos para contribuir a alcanzar los objetivos generales de la organización.
Las ventajas de emplear un mapa de procesos
Y ahí radica su importancia; gracias a un mapa de procesos se pueden representar visualmente los procesos de negocio, lo que ayuda a comprender mejor cómo se llevan a cabo las actividades de la empresa y cómo interaccionan los distintos departamentos y, por supuesto, a localizar disfunciones y tomar medidas de optimización. De hecho, la mejora de los procesos es una de las claves para incrementar la eficiencia de la organización.
Pero utilizar un mapa de procesos de la empresa tiene aún más ventajas:
- Proporciona una visualización clara y fácil de entender de los procesos de la organización, tanto para el equipo directivo como para los propios empleados.
- Ayuda a tener claro cuáles son los roles y las responsabilidades de cada miembro de la plantilla.
- Permite identificar oportunidades de mejora, fallos e ineficiencias en los procesos.
- Mejora el flujo de comunicación entre todos los miembros del equipo y facilita el establecimiento de objetivos comunes a todos los departamentos.
- Ayuda a alinear los procesos con los objetivos
- Sirve de base para implementar cambios en los procesos de una manera planificada.
- Contribuye a definir la jerarquía entre los distintos procesos que desarrolla la empresa y entre los equipos que los asumen.
Claves para definir un mapa de procesos
Para elaborar un mapa de procesos se emplean símbolos gráficos, como rectángulos, líneas y flechas que jerarquizan la información y señalan el flujo de trabajo de cada proceso y la relación de unos con otros. La idea es proporcionar una visión panorámica de cómo se trabaja dentro de la organización, recogiendo los procesos clave, las relaciones entre ellos y las áreas responsables de cada uno.
Para conseguir una representación lo más precisa posible de los procesos de una organización en uno de estos mapas es clave considerar los siguientes aspectos:
- Identificar los procesos clave que tienen un impacto significativo en el logro de los objetivos empresariales y clasificarlos según su tipología:
- Operativos: relacionados con la producción y venta del producto o servicio que compone su actividad principal.
- De soporte: sirven para garantizar la correcta ejecución de los procesos operativos.
- Estratégicos: permiten definir la estrategia que seguirá la compañía para cumplir sus objetivos.
- Indicar las entradas (los insumos necesarios para que el proceso funcione) y las salidas de cada proceso (el resultado final).
- Desglosar los pasos de cada proceso, recogiendo las tareas que se realizan, las decisiones que se toman y las interacciones entre los roles involucrados.
- Establecer conexiones entre procesos para visualizar cómo se relacionan unos con otros, cómo se jerarquizan y cómo fluye el trabajo de uno a otro.
- Hacerlo sencillo, evitando exceso de detalles, con el objetivo de que el mapa proporcione una visión clara y fácil de entender de los procesos.
- Revisar el mapa de procesos para lograr que sea lo más preciso posible y modificarlo si los procesos cambian.
Planificación Estratégica mediante Arquitectura Empresarial es una de las asignaturas incluidas en el Máster en Dirección de Procesos Estratégicos online de UNIR. Entre otros contenidos, en ella se enseña a identificar los procesos de negocio y elaborar el mapa de procesos de una empresa para posteriormente introducir mejoras y contribuir así a la excelencia operativa.
Cursando esta formación de posgrado se estará preparado para optar a puestos de mejora de procesos, como arquitecto empresarial o analista de negocio, así como a cargos directivos más transversales, como director de operaciones o director de gestión por procesos.
