UNIR Revista
La optimización de procesos es la práctica empresarial que tiene como objetivo incrementar la eficiencia de la organización aplicando un método de revisión continua y mejora de sus procesos de negocio.
Un proceso de negocio es un conjunto de tareas ordenadas que se ejecutan para alcanzar un resultado: un producto, un servicio o cualquier otro objetivo de la organización. Ningún proceso de negocio es perfecto de partida. La optimización y mejora de procesos busca ese fin: realizar los ajustes y mejoras necesarios para reducir riesgos, eliminar errores, agilizar las operaciones, mejorar la productividad, favorecer un uso de los recursos más eficiente y, en definitiva, ofrecer servicios o productos de mayor calidad a los clientes.
Optimizar los procesos de negocio implica una serie de beneficios a la empresa que aplica esta práctica:
Reducción de riesgos y problemas.
Al estandarizar los procesos es más fácil localizar errores y malas praxis y suprimirlos para minimizar los riesgos.
Agilización de las operaciones.
La mejora de procesos permite establecer flujos de trabajos más ágiles que redundan en una mejor utilización del tiempo por parte de los empleados.
Reducción de costes.
Optimizar los procesos ayuda a encontrar ineficiencias y mal uso de los recursos.
Cumplimiento normativo.
Al contar con procesos estandarizados y supervisados es mucho más fácil garantizar el respeto a la normativa legal vigente.
Aumentar la calidad de bienes y servicios.
Sumando todos los factores anteriores y aplicando la optimización a todos los procesos de la organización, la empresa será capaz de ofrecer a sus clientes productos o servicios de mayor calidad.
Metodología para la mejora de procesos
Los métodos de mejora de procesos sirven de guía para realizar estos ajustes y mejoras. Se pueden aplicar tanto en procesos de gestión, como en procesos operativos o procesos de soporte. La mejor forma de mejorar y optimizar procesos es seguir un método que implique varias fases:
1. Investigación.
El punto de partida es identificar cuáles son los procesos que fallan y dónde se encuentran los errores. Esto se puede hacer a través de encuestas al personal y a los clientes o con medidas tan sencillas como registrar cuánto tiempo le lleva a un empleado completar una tarea determinada.
2. Planificación.
Una forma de planificar un proceso es a través del mapeo de procesos o un diagrama de flujo que documenten los pasos y tiempos que se necesitan para completar una tarea o proceso. Una vez hecho, podrán identificarse los pasos que fallan y ver qué recursos o trabajadores se podrían añadir para agilizar el proceso.
3. Volver a montar el proceso.
En este punto de mejora y optimización del proceso, lo que se hace es volver a montar el proceso con los cambios estudiados y los recursos añadidos según el punto anterior.
4. Ejecución del proceso.
Ahora debe ejecutarse el proceso según los cambios introducidos y registrar si estos han logrado el objetivo de mejora pretendido o no. En función de ello, podrán necesitarse ajustes adicionales.
5. Automatización y documentación del proceso.
En este camino de optimización, hay que implementar un sistema de revisión constante, porque en gestión de procesos siempre hay espacio para la mejora.
A partir de estas ideas, se han desarrollado métodos para la mejora y optimización de procesos, como pueden ser Six Sigma, Just Do It, Kaizen o Lean Management. Conocerlos y saber aplicarlos es algo que se aprende en el Máster en Dirección de Procesos Estratégicos y Operaciones de UNIR. El objetivo de este posgrado es formar directivos capaces de liderar la transformación y la innovación en las organizaciones, aplicando estrategias que optimicen su competitividad y crecimiento.
