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El uso de una metodología de gestión de proyectos implica la sistematización. Es decir, la organización de los pasos a través de los cuales se ejecutará un determinado proyecto. En este artículo explicamos en qué consisten cuatro de las más utilizadas.
La metodología de gestión de proyectos es la disciplina de conocimiento encargada de elaborar, definir y sistematizar el conjunto de técnicas, métodos y procedimientos que se deben seguir durante el desarrollo de un proyecto para la producción de los productos o servicios que supone.
No es posible concebir la dirección de proyectos sin pensar de manera casi automática en la serie de pasos que debemos cumplir para asegurar la consecución de los objetivos del proyecto.
Ventajas de usar una metodología de gestión de proyectos
En esta línea, el beneficio más obvio de la adopción de una metodología es que permite aplicar una serie de criterios objetivos a las decisiones que debemos tomar, eliminando las subjetividades que son inherentes a todo proceso, pese a la incertidumbre, presión, riesgos, limitación de recursos y presupuesto fijado.
Además, el lenguaje común que ofrece la metodología permite:
- Intercambiar personas, experiencias o mejores prácticas
- Mejorar la comunicación
- Estandarizar las actividades a realizar en las fases del ciclo de vida del proyecto, simplificando los procesos de gestión y reduciendo la burocracia
- Asegurar un proceso visible y controlado, repetitivo, eficiente y predecible
- Aportar herramientas que faciliten la toma de decisiones informadas
- Mejorar el rendimiento de los equipos humanos
- Motivar a las personas al comprobar que gran parte del éxito de los proyectos está en sus manos
4 metodologías aplicables a la gestión de proyectos
Cascada (“Waterfall”)
Es el marco tradicional, el cual consiste en acordar inicialmente el objetivo del proyecto y planificar este de forma completa. Esta técnica consiste en dividir el proyecto en diferentes procesos que se ejecutan de forma secuencial hasta conseguir los objetivos marcados en cada fase o todo el proyecto.
Los procesos (secuencias y solapados) en que se divide el proyecto según este método son:
- Inicio: definición del proyecto y aprobación.
- Planificación: desarrollo de los diferentes planes de gestión.
- Ejecución: realización de las tareas planificadas con el fin de completar entregas.
- Monitorización y control: se supervisan las tareas ejecutadas y se comparan con la planificación. Se aplican medidas de corrección si se detectan desviaciones.
- Cierre: se logra finalizar una fase o proyecto en tres situaciones: cuando se cumple con la entrega de las tareas ejecutadas; cuando no es posible ejecutar parte o todas las tareas planificadas; o cuando el proyecto deja de ser viable o realizable.
La planificación en cascada permite al gestor de proyectos controlar en detalle cada fase. Pero, al tiempo, es una metodología que deja poco margen de maniobra si surgen situaciones que fuerzan cambios en un proyecto que ya ha empezado a ejecutarse. Esta técnica es muy habitual en el ámbito del desarrollo industrial, construcción y software.
Cadena Crítica
Siguiendo el modelo en cascada, es una metodología de proyectos basada en la teoría de las restricciones (TOC), pensada para maximizar el avance del proyecto, teniendo en consideración que los proyectos están sometidos a incertidumbre y una serie de limitaciones.
Se basa en tres principios:
- Identificación de las restricciones que afectan al proyecto
- Dar prioridad a las tareas dentro de la cadena crítica
- Subordinar el resto de tareas a las indicadas en la cadena crítica
Se utiliza en la gestión multiproyecto vinculándolos unos a otros a través de la liberación de los recursos críticos.
Metodología Ágil
Se basa en la flexibilidad y capacidad de modificar los productos o servicios a lo largo del proyecto, ya que estos se van usando al mismo tiempo que se desarrollan, produciendo valor de una forma continua. Esta metodología divide el proyecto en fases (sprints, de muy corta duración), el resultado de las cuales es un producto con una serie de funcionalidades que ya permiten que este sea usado. Estas fases se suceden hasta haber conseguido el total de las funcionalidades definidas para el producto.
De forma esquemática, estas fases se componen de lo siguiente:
- Inicio: objetivos del sprint
- Desarrollo: seguimiento diario
- Cierre: se revisa el cumplimiento
La posibilidad de tener un producto funcional y utilizable al final de cada sprint permite ir ajustando los objetivos del proyecto según se van definiendo nuevos sprints, y por tanto asegurar mejor que el producto final cumplirá con las necesidades del cliente.
Dentro de esta metodología de proyectos se encuentran:
1. Scrum: se basa en iteraciones o sprints (períodos de unos 30 días normalmente) en los que se planifican unos objetivos, se trabaja en su consecución y se controla su cumplimiento y la necesidad de aplicar cambios en función de las peticiones del cliente. El Scrum se utiliza para trabajar en equipo en proyectos complejos que, debido a la elevada incertidumbre, pueden tener gran volumen de cambios de última hora. Los tres pilares en que se basa son: transparencia, inspección y adaptación.
2. Kanban: busca aumentar la eficiencia al enfocar el trabajo del equipo en las tareas más relevantes para el proyecto. Comprende los conceptos Tarjetas Visuales y Working in Progress. Aunque se empezó aplicando en los procesos de fabricación industrial, hoy en día ha trascendido a la gestión de proyectos en otros sectores, incluido el desarrollo de software.
El objetivo es crear valor para el cliente sin generar gastos adicionales, por lo que se busca aumentar la eficiencia al enfocar el trabajo del equipo en las tareas más relevantes para el proyecto. Permite priorizar tareas pendientes de las que dependen otras etapas del proyecto y mejorar el flujo de trabajo global.
En la práctica, esto se realiza con tarjetas o notas adhesivas en una ‘pizarra Kanban’ o a través de herramientas de gestión de proyectos como Trello y aprovechando también su combinación con un diagrama de Gantt.
3. XP-Extreme Manufacturing: se centra en potenciar las relaciones interpersonales como clave del éxito del desarrollo.
4. Lean: se busca maximizar el valor del cliente y minimizar el desperdicio.
Metodología Híbrida
Esta metodología combina las mejores prácticas de las metodologías clásicas y el mundo ágil. En entornos de alta competencia, donde el tiempo apremia y es necesario estar en el mercado antes que la competencia, los tiempos de desarrollo tienen que ser muy cortos y flexibles. La clave está en la mejora continua de los procesos, en la adaptación al cambio y la innovación, y la creación de ambientes dinámicos y colaborativos. En estos proyectos la metodología es una combinación de cascada y ágil de forma que el objetivo es tanto el producto como el cliente.
¿Cuál es la metodología de gestión de proyectos más adecuada? Dependerá del sector industrial, de las circunstancias de la empresa, del nivel de madurez de la empresa en proyectos, de la experiencia de nuestros equipos y del tipo de producto, servicio o solución a desarrollar, o del problema a resolver.
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