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Las empresas deben llevar un registro de sus actividades y operaciones anuales con el fin de conocer la salud económica y financiera de su organización, así como cumplir con las obligaciones fiscales y contables.
El registro contable permite a las empresas tener una imagen completa de su actividad económica y financiera a través de su contabilidad. Esta herramienta no solo facilita conocer el nivel de éxito del producto o servicio ofrecido al mercado, sino también la potencialidad de crecimiento o la localización de brechas que afectan, de forma directa o indirecta, a su cuenta de resultados.
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¿Qué es el registro contable de una empresa?
Los registros contables de una empresa hacen referencia al conjunto de anotaciones de cada una de las operaciones y actividades que se llevan a cabo a lo largo de un ciclo contable. En concreto, estas anotaciones quedan reflejadas, como mínimo, en los asientos contables del libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales.
¿Qué información se incluye en estos registros contables? Aquellos datos que hacen referencia a la contabilidad diaria de la compañía (nóminas, gastos de producción del bien o servicio, alquileres mobiliarios o inmobiliarios), al pago de impuestos o los balances de previsión y cierre de año, entre otros.
Objetivos y beneficios del registro contable
Llevar un adecuado control de la actividad contable de una empresa permite al equipo directivo de la misma:
- Conocer la salud económica y financiera de la compañía.
- Identificar y controlar las obligaciones fiscales y contables en las que se ha incurrido, así como garantizar el cumplimiento adecuado de cada una de ellas.
- Analizar los costes asociados a la producción o prestación del servicio objeto de su actividad.
- Tomar decisiones sobre el crecimiento y expansión de la organización; la capacidad de endeudamiento; la ampliación o disminución de la plantilla; así como la continuidad o el cierre de las diferentes líneas de producto o servicio según su rendimiento.
- Mantener su información económica y contable al día ante auditorías financieras, internas o externas. Un análisis en profundidad que la directiva de la compañía puede ordenar de forma voluntaria, como control periódico o para localizar el motivo de pérdida de rentabilidad. También puede partir de una exigencia de un tercero privado —habitual en caso de fusiones o adquisiciones— o público —cuando las autoridades estatales reclaman el análisis de los estados contables de una compañía como parte de una investigación—.
Los anteriores son solo algunos ejemplos, de entre otros muchos, que demuestran los beneficios de apostar por un departamento financiero fuerte, con recursos suficientes para controlar las cuentas de la compañía a través de un adecuado sistema de registro contable.
Más si se tiene en cuenta que el jefe de contabilidad es el responsable último del registro y análisis de la actividad del conjunto de la empresa, así como de cada uno de los departamentos o áreas que la conforman.
¿Qué son los asientos contables?
Los asientos contables son el reflejo de cada una de las operaciones económicas que se realizan por la empresa. El conjunto de los asientos contables de un determinado periodo conforma las cuentas anuales de la compañía.
La información que se recoge en estos asientos contables abarca desde las nóminas abonadas hasta los gastos asociados a la producción o la prestación de un determinado servicio, pasando por el pago de impuestos o amortizaciones de activos y pasivos, entre otros. En definitiva, cualquier acción que tenga un impacto en la contabilidad de la empresa debe encontrarse perfectamente recogida a través de estos asientos contables de los registros de la empresa.
El tipo de asiento dependerá de la operación con la que se corresponda, aunque es posible clasificarlos en cinco grandes tipologías:
- Operativos, relacionados con la actividad diaria de la compañía, recogen de forma ordenada y cronológica todas las operaciones realizadas durante ese ejercicio.
- De apertura, aquellos con los que las compañías abren las cuentas de un ejercicio.
- De cierre, aquellos con los que las organizaciones cierran las cuentas de un ejercicio.
- De ajuste, que no son otra cosa más que correcciones de los balances al finalizar el ejercicio para garantizar que los registros contables recogen correctamente todas las actividades económicas realizadas, en ese tiempo, por la empresa.
- De regularización, una tipología vinculada a las cuentas de resultados de la compañía, ya que muestra el resultado final de los ingresos y gastos de la misma durante un ejercicio concreto.
Registros contables obligatorios
Los registros contables obligatorios vienen regulados en el Código de Comercio (C.Com). En concreto, en su artículo 25.1 establece que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”.
Por consiguiente, de la propia normativa se desprende que existen dos libros contables que le son exigibles a todas las empresas:
- El libro diario en el que se “registrarán día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa” (art. 28.2 C.Com)
- El libro de inventarios y cuentas anuales que “se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales” (art. 28.1 C.Com).
¿Cómo hacer el registro contable correctamente?
Tal y como exige el Código de Comercio, un registro contable adecuado es aquel que refleje de forma fiel el conjunto de actividades desarrolladas por la empresa, de manera cronológica y ordenada.
Además, la misma normativa exige que los libros contables, así como la documentación asociada a ellos (facturas, justificantes, etc.), se guarden durante seis años a contar desde el último asiento contable registrado en los mismos.
Información básica imprescindible
Los asientos contables deben regirse por los principios de exactitud y exhaustividad. Cuanto más detallados y mayor información proporcionen de la actividad sujeta a control, mejor información ofrecerán al libro de contabilidad del que formen parte. Por ello, es necesario que estén dotados de una serie de datos básicos como son la fecha y descripción de la operación o hecho.
En conclusión, el registro contable es un reflejo completo de las actividades y operaciones que una empresa realiza de forma anual. Además, al margen de la obligatoriedad que existe de llevar un control a través de dos libros contables, de su contenido se puede extraer información de gran valor en la toma de decisiones estratégicas y operativas de la compañía.
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