John Müller
Ya antes de la pandemia, el 71% de los directivos pensaba que las reuniones eran costosas e improductivas. Y, además, perjudican al bienestar psicológico, físico y mental de las personas.
El trabajo en remoto ha incrementado las reuniones telemáticas para compensar la pérdida de interacciones en persona. Los trabajadores del conocimiento de hoy suelen pasar más del 85 % de su tiempo en reuniones, lo que, según los estudios, afectaría negativamente al bienestar psicológico, físico y mental de las personas.
El impacto de la introducción de días sin reuniones es profundo.
Cuatro profesores de escuelas de negocio han realizado un estudio que han publicado en la revista de la escuela Sloan de negocios del MIT. Encuestaron a 76 empresas, con más de 1.000 empleados cada una y operaciones en más de 50 países, que habían decidido reducir las reuniones de trabajo, incluso las individuales, durante los últimos 12 meses.
Se crearon cinco grupos según el número de días que cada empresa redujo las reuniones. Un 7% no aceptó prescindir de ninguna reunión, pero casi la mitad (47 %) redujo las reuniones en un 40% al introducir dos días sin reuniones. Las empresas restantes intentaron algo aún más ambicioso: el 35% instituyó tres días sin reuniones y el 11% cuatro. El 7% restante erradicó las reuniones por completo.
Los investigadores hablaron con los directores de recursos humanos, examinaron datos que compararon los niveles de estrés de los empleados antes y después de una reducción de las reuniones; y evaluaron el impacto posterior en la productividad, la colaboración y el compromiso, utilizando encuestas.
Cuando se introdujo un día sin reuniones por semana, la autonomía, la comunicación, el compromiso y la satisfacción mejoraron, lo que resultó en una disminución de la microgestión y el estrés, lo que redundó en un aumento de la productividad. Advertencia: merece la pena revisar la tabla de resultados que se publica en el original de este artículo.
Cuando las reuniones se redujeron en un 40% (el equivalente a dos días a la semana), descubrimos que la productividad era un 71% más alta porque los empleados se sentían más empoderados y autónomos. En lugar de estar sujetos a un horario, se apropiaron de sus listas de tareas pendientes y se responsabilizaron, lo que, en consecuencia, aumentó la satisfacción en un 52%.
Pero podría decirse que los mejores resultados se lograron en empresas que tenían tres días libres de reuniones a la semana. Eliminar el 60 % de las reuniones, el equivalente a tres días a la semana incrementó la productividad un 73% y la cooperación en un 55 %. Los trabajadores reemplazaron las reuniones con mejores formas de conectarse uno a uno, a un ritmo adecuado para ellos, a menudo utilizando herramientas de gestión de proyectos para facilitar la comunicación. Al hacerlo, el riesgo de estrés disminuyó en un 57 %, lo que mejoró el bienestar psicológico, físico y mental de los empleados.
Encontrar un equilibrio
Las empresas que instituyeron cuatro días libres de reuniones a la semana también obtuvieron muy buenos resultados: la mejora de productividad fue la máxima, un 74%. El potencial de microgestión disminuyó en un 74%, las personas se sintieron valoradas, confiables y un 44% más comprometidas y, en consecuencia, trabajaron más duro para su empresa.
Puede parecer contradictorio, pero la investigación concluyó que tener demasiadas reuniones resta valor a la colaboración efectiva, descarrila a los trabajadores durante sus horas más productivas e interrumpe el hilo de pensamiento de las personas.
Pero, si bien los datos resaltan la importancia de avanzar hacia una política de menos reuniones, también existen algunas consecuencias no deseadas causadas por la ley de rendimientos decrecientes. Por lo tanto, los directivos necesitan comprender lo que funciona en sus empresas para maximizar los beneficios completos de una estrategia sin reuniones. Las ventajas de los períodos sin reuniones se estancan después de que las reuniones se reducen en un 60% y, de hecho, disminuyen más allá de eso. La satisfacción, la productividad, el compromiso y la cooperación disminuyen cuando las reuniones se eliminan por completo.
Así, los investigadores concluyen que el número óptimo de días libres de reuniones es tres, dejando dos días a la semana disponibles para reuniones, por dos razones: mantener las conexiones sociales y administrar los horarios semanales.
Las reuniones ofrecen una oportunidad para socializar. Un período sin reuniones es una eliminación implícita de oportunidades para conectarse, aunque las reuniones no son la forma orgánica en que los humanos interactúan entre sí. En entornos de trabajo remoto, el riesgo de aislamiento es excepcionalmente alto y, por lo tanto, los directivos deben crear deliberadamente oportunidades para la socialización. Las reuniones informales, sin agenda, pueden satisfacer efectivamente la necesidad de contacto social de los humanos.
Consejos para organizar reuniones productivas
Este artículo también incluye una serie de consejos para poner en marcha una política de menos reuniones. Entre ellas las siguientes:
1.- Conecta con tu equipo. El primer paso es solicitar comentarios antes de lanzar cambios en las prácticas actuales de reuniones. Es necesario conocer el tipo de reuniones y de proyectos en los que está la gente.
2.- Fomentar la informalidad. La idea de la creatividad que se produce en torno a la máquina de café es un clásico. Un comentario irónico o divertido puede significar ver un asunto desde otro ángulo y, a veces, encontrar una solución. Los seres humanos son narradores, así que permita que los miembros de su personal sean quienes son. La investigación descubrió que era beneficioso compartir y discutir memes, temas de actualidad, deportes, noticias de celebridades, planes de vacaciones y emojis en las plataformas de comunicación interna.
3.- Una mejor higiene de las reuniones. El principal desafío de las empresas al hacer esta transición es encontrar una forma nueva y organizada de colaborar. Puede ser fácil volver a caer en patrones antiguos, así que proporciona reglas básicas para ayudar a los empleados a adaptarse al nuevo enfoque.
4.- Asegúrese de que cada reunión tenga una agenda clara y un resultado esperado. Evalúelas. Anime a su equipo a cancelar reuniones que no sean el mejor uso de su tiempo.
5.- Asignar roles, como un tomador de notas o un cronometrador, para ayudar a las personas a cumplir con la agenda también es una práctica ventajosa, especialmente para reuniones que involucran grupos más grandes. Envíe resúmenes claros después de cada reunión.
Enlace a la noticia de referencia: El sorprendente impacto de los días sin reuniones en la productividad
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