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El mapa de stakeholders constituye una herramienta de gran valor para la identificación, comprensión y gestión de todos los grupos y personas que pueden influir o afectar a un proyecto.
En lo referente a la gestión de proyecto y estrategias empresariales, tan importante es definir los propios objetivos como identificar a los grupos o partes que puedan tener interés o influencia en su desarrollo. De ello se ocupa el stakeholders map o mapa de stakeholders, una herramienta estratégica que permite visualizar y analizar todos los intereses e influencias que determinarán el éxito de un proyecto.
En el Máster en Finanzas online de UNIR los estudiantes adquieren las claves para analizar la importancia de los agentes internos y externos, y volcarla de forma exitosa en contextos empresariales.
¿Qué es el mapa de stakeholders?
El mapa de stakeholders o stakeholders mapping es una herramienta estratégica que se utiliza en la gestión de proyectos y permite, a través de una estructura visual, identificar grupos de interés que pueden tener influencia en un proyecto, empresa o iniciativa.
Mediante este proceso, los gestores y equipos implicados pueden visualizar y comprender mejor quiénes son sus stakeholders, cuáles son sus intereses, niveles de influencia y cómo pueden impactar o ser impactados por el proyecto.
Una vez identificados, las empresas y entidades pueden desarrollar una estrategia con la que involucrarlos de forma efectiva y gestionar su grado de implicación e influencia en el proyecto.
¿Para qué sirve el stakeholders map?
Así, el stakeholders map sirve para identificar, analizar y gestionar a las partes interesadas que pueden aportar, afectar o ser afectadas por un proyecto, iniciativa o empresa. En este sentido, son múltiples los propósitos que desempeña el mapeo de stakeholders en la gestión de proyectos:
- Identifica a las partes interesadas y las categoriza en función de la influencia que puedan tener en un proyecto.
- Analiza y evalúa el nivel de influencia y poder de cada uno de los stakeholders identificados, permitiendo priorizarlos por orden de su potencial impacto en la evolución del proyecto.
- Facilita la comprensión de los intereses, expectativas y necesidades de cada uno de los grupos de interés y los sitúa en consonancia con los objetivos del proyecto.
- Facilita una comunicación efectiva con cada uno de los grupos en base a sus intereses y necesidades. Además, proporciona una base para desarrollar estrategias específicas para cada grupo y fortalecer la colaboración.
- Permite anticipar posibles problemas y, en consecuencia, desarrollar planes de contención y estrategias para abordar posibles obstáculos.
- Ayuda a gestionar el cambio dentro de la organización proporcionando una visión clara de las dinámicas para una toma de decisiones efectiva.
Todas estas funciones convierten el stakeholders mapping en una herramienta esencial para la gestión de proyectos y la toma de decisiones estratégicas.
Estos son algunos ejemplos de cómo se puede usar:
- Identificación de los stakeholders clave en un nuevo proyecto.
- Desarrollar un plan de comunicación para un proyecto existente.
- Gestionar las relaciones con los stakeholders en una iniciativa de cambio organizacional.
- Evaluar el impacto de una nueva política o regulación.
- Detectar oportunidades de colaboración con stakeholders
Ventajas de la identificación de stakeholders
La identificación de stakeholders conlleva una serie de beneficios que tienen la capacidad de influir de manera decisiva en la evolución de un proyecto. Entre estos, destacan:
- Mejora la comunicación y la gestión de expectativas al permitir conocer a las personas o grupos que se ven afectados por las decisiones o el resultado de un proyecto. De este modo, se facilita la identificación de las necesidades, intereses y expectativas de cada stakeholder y esto ayuda a desarrollar un plan de comunicación específico para cada grupo, manteniendo a todos informados y evitando malentendidos.
- Fomenta la colaboración y el compromiso. Involucrar a los stakeholders desde el principio ayuda a obtener su apoyo y compromiso, facilitando la colaboración y la consecución de objetivos comunes.
- Aumenta las posibilidades de éxito del proyecto. Considerar las perspectivas de los stakeholders permite tomar decisiones más informadas y efectivas, así como también tener en cuenta los posibles conflictos que puedan surgir. Todo ello, aumenta la probabilidad de que el proyecto cumpla con sus objetivos y tenga un impacto positivo.
- Optimiza el uso de recursos. El mapa de stakeholders facilita una asignación de recursos más eficiente y efectiva, evitando inversiones innecesarias y concentrando los recursos en las áreas de mayor impacto.
- Identifica riesgos y oportunidades. Ayuda a identificar a los stakeholders que podrían ser aliados valiosos y a quienes podrían representar un riesgo para el proyecto. Esto facilita la elaboración de planes de contingencia y la toma de decisiones estratégicas. Los stakeholders ejercen como public affairs para los proyectos y, en ese sentido, pueden aportar ideas, sugerencias y perspectivas que no se habían considerado, identificando oportunidades de mejora e innovación.
- Fortalece las relaciones. El stakeholder mapping ayuda a construir relaciones más sólidas con las partes interesadas, generando confianza y colaboración, y mejorando la reputación de la empresa u organización.
- Facilita la gestión del cambio. Contribuye a implementar estrategias que faciliten la adaptación de los stakeholders a nuevas circunstancias, asegurando una transición más suave y efectiva.
En general, identificar a los stakeholders mediante la elaboración de un mapa conlleva ventajas de gran importancia para el éxito de un proyecto, permitiendo gestionar de manera proactiva las relaciones y expectativas de las partes interesadas, lo que aumenta las posibilidades de lograr los objetivos establecidos y generar un impacto positivo.
¿Cómo hacer un stakeholders mapping?
Para elaborar un mapa de stakeholders es preciso seguir una serie de pasos:
- Identificación de los grupos de interés y personas que pueden tener influencia en un proyecto, incluyendo a todos los agentes internos y externos. Entre las categorías que pueden establecerse destacan clientes y su customer journey map, empleados, proveedores, inversores, administraciones públicas, competidores o medios de comunicación, entre otros.
- Análisis de todos los stakeholders identificados para comprender su nivel de influencia y de interés, y de qué forma pueden impactar en el proyecto.
- Clasificación según el grado de influencia e interés. Suele hacerse en cuatro categorías:
- Alta influencia y alto interés: es el grupo más importante.
- Alta influencia y bajo interés: pueden ser una amenaza para el proyecto, por lo que es fundamental tenerlos contentos.
- Bajo interés y alta influencia: pueden ser aliados estratégicos y valiosos que deben involucrarse en la evolución del proyecto.
- Bajo interés y baja influencia: son los menos importantes.
- Representar la clasificación de los stakeholders en una matriz.
- Desarrollo de un plan de comunicación y gestión para cada categoría de stakeholders que incluya los objetivos específicos para cada uno, los mensajes clave, los canales y frecuencia de comunicación o las estrategias de gestión.
- Evaluación del mapa de stakeholders con cierta regularidad para identificar los cambios y adaptarlo a las necesidades de cada grupo.
Para la elaboración de un stakeholders mapping existen numerosas herramientas y programas informáticos de gestión de proyectos que facilitan esta tarea. Lo importante es que se utilice como una herramienta dinámica actualizada para cada avance del proyecto.
En definitiva, se trata de un activo muy valioso para todo tipo de organizaciones que quieran poner en marcha sus proyectos e iniciativas. Estudios como el Máster en Dirección de Marketing online o el Máster MBA online en Dirección de Empresas, ambos de UNIR, tienen el stakeholders mapping como uno de los pilares de su formación.
