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Seleccionar, conservar y facilitar acceso a documentos como textos en papel, mapas, fotos o grabaciones digitales son las tareas principales del archivista, una profesión demandada tanto en empresas privadas como en la administración.
En una sociedad en la que la información es poder y los datos están en pleno auge, es más necesaria que nunca la gestión documental por parte del archivista o archivólogo. Estos profesionales son los responsables de mantener la documentación al día y saber en qué lugar se encuentra cada cosa, algo fundamental tanto en las administraciones públicas como en la empresa privada.
Los archivistas o archivólogos son profesionales de la información encargados de recolectar, gestionar, producir y proteger los datos y la documentación de las organizaciones. El diccionario de la RAE define a los archivólogos como las personas que se dedican a la archivología o tienen especiales conocimientos de ella, considerando esa disciplina como aquella que estudia los archivos en todos sus aspectos.
El archivista es el responsable de la organización y mantenimiento de un archivo. A pesar de que actualmente muchas tareas de documentación se encuentren digitalizadas, el formato papel no desaparece y es preciso tener a alguien que se ocupe de conservar la documentación en perfecto estado. El archivista se encarga, por tanto, de escoger, almacenar y dar acceso a materiales, como documentos escritos, mapas, fotos, películas u otros archivos digitales.
Otros cometidos de los que se encarga el archivista o archivólogo son:
- Recepción del material. Diseñar y poner en práctica las estrategias de control que sean precisas para vigilar toda la información que recibe y decidir la mejor forma de almacenarla, según sea su naturaleza.
- Registro y catalogación. Estos profesionales registran, catalogan, documentan e indexan todo tipo de archivos. También se encargan de identificar aquellos que necesitan ser reparados o restaurados, determinando cuál es la mejor forma de almacenarlos. Los archivólogos no se dedican a realizar las reparaciones de los documentos, pero sí pueden contactar con conservadores y seguir muy de cerca el trabajo de restauración que lleven a cabo en ellos.
- Organización del centro. Es decir, poner en marcha un sistema de archivo que optimice el trabajo y permita un acceso sencillo a los documentos requeridos.
- Digitalización. En los centros en los que todavía no se haya llevado a cabo y siempre que sea requerido, el archivólogo será el responsable de completar la digitalización del archivo.
- Conservación. Que los distintos tipos de archivos tengan un almacenamiento idóneo para su conservación será también cometido del archivólogo, quien tendrá que poner en práctica medidas encaminadas a ese cometido.
- Accesibilidad. Organizar y manejar el acceso a la documentación, facilitando su consulta por parte de terceros. Los catálogos e inventarios del archivo deben ser, no solamente alimentados, sino revisados por este profesional para mantenerlos siempre en orden, facilitando su consulta. También entra en sus atribuciones la vigilancia de los registros, entregas y salidas de todo el material que pertenezca al archivo, sea cual sea su formato.
- Control de riesgos. El archivista también debe valorar toda acción que pueda suponer un peligro para el archivo y proponer las medidas alternativas correspondientes, con el fin de preservar los documentos de la forma más segura.
Ámbitos de trabajo del archivista
Un archivista puede desarrollar su actividad profesional en cualquier entidad que cuente con un archivo documental, esté o no totalmente digitalizado, y pueden ser organismos públicos o empresas privadas.
Algunos ejemplos de lugares en los que estos profesionales pueden desempeñar sus tareas profesionales son:
- Gobierno central y ministerios
- Gobiernos autonómicos y locales
- Archivos y registros nacionales
- Universidades (tanto en los archivos como ejerciendo la docencia)
- Hospitales
- Fundaciones benéficas
- Organizaciones profesionales
- Grandes corporaciones privadas
¿Qué habilidades y formación debe tener este profesional?
El abanico profesional para un archivista es amplio y para ejercer con solvencia es recomendable contar con una serie de habilidades que pasarían por:
- Buena expresión oral. Saber comunicarse de manera correcta y fluida con los compañeros de trabajo y los usuarios del archivo es una cualidad fundamental en un archivista.
- Dotes para aplicar tecnología. La llegada de las nuevas tecnologías a este campo, implica que los archivólogos deben ser profesionales que sepan manejarse con ellas.
- Talento para la investigación. Poder indagar y recabar información sobre temas relacionados con la archivística para poder aportar conocimientos recientes y novedosos es una cualidad muy valorada.
- Facilidad para la observación. Ser buenos observadores, así como saber analizar y sintetizar.
- Amabilidad y don de gentes.
En plena era digital, los archivistas han de dominar las nuevas tecnologías para poder llevar a cabo su trabajo de manera funcional y eficiente. Existen varias formas de poder obtener los conocimientos necesarios para trabajar como archivista; una de ellas es cursar el Grado en Humanidades online de UNIR, que ofrece dos itinerarios diferentes para reforzar la proyección laboral de los estudiantes.
