UNIR Revista
Un plan de comunicación es un documento estratégico que define cuál es el tipo de mensaje que una organización debe transmitir para llegar a su público; es crucial para determinar objetivos, mantener coherencia y lograr una comunicación efectiva.
Diariamente las marcas necesitan comunicarse con sus clientes para informar de sus productos o servicios, hacer frente a posibles crisis o mejorar su comunicación interna. Para ello, es fundamental que cuenten con un plan de comunicación, gracias al cual podrán definir la línea de comunicación que debe seguir la empresa tanto a nivel interno como externo.
El plan de comunicación es una especie de guía donde se recogen los objetivos, estrategias y acciones de comunicación que se propone realizar cualquier empresa, independientemente de su sector o tamaño. En él se establece el cómo, el cuándo y de qué manera se va a relacionar una determinada organización o persona con su público objetivo o interno, con el fin de cumplir los objetivos que se establezcan.
Contar con un plan de comunicación servirá, además, para evitar caer en la improvisación y planificar los recursos disponibles con el fin de cumplir los objetivos contemplados en el mismo. Estas acciones se completarán con el seguimiento y evaluación de resultados.
Las ventajas del plan de comunicación en una empresa
Bien se trate de una pyme, una gran empresa o un emprendedor, todos necesitan contar con una estrategia de comunicación clara y definida que quede plasmada en el plan de comunicación. Y es que esta es una herramienta indispensable para llegar al cliente, conocer su nivel de satisfacción, sus necesidades y, por ende, aumentar la rentabilidad de cualquier negocio.
Por esta razón, los beneficios de tener un buen plan de comunicación se traducen en:
- Comunicación más homogénea.
- Objetivos definidos y estrategias marcadas para alcanzarlos.
- Toma de decisiones más rápidas y acertadas, basadas en datos y no en especulaciones.
- Reducción de costes y obtención de mejores resultados al hacer campañas y acciones planificadas, definiendo y limitando previamente los recursos necesarios para cada acción.
- Fortalecimiento de la imagen de marca al trabajar la estrategia empresarial también desde dentro de la entidad, consiguiendo que los objetivos del equipo directivo y los trabajadores sean los mismos.
- Incremento de la fidelidad hacia la marca al conectar con los clientes potenciales y usuarios con el mensaje adecuado.
- Aumento de la cuota de mercado al definir correctamente el producto a vender, el público objetivo, el mensaje a transmitir y el canal a usar.
- Evaluación a corto, medio y largo plazo para verificar la eficacia de las acciones implementadas.
- Mayor rapidez en la respuesta a situaciones de crisis, lo que aumentará la imagen positiva de la marca y, por lo tanto, la confianza de los consumidores.
- Posibilidad de rectificar más rápido aquellos aspectos donde se detectan posibilidades de mejora.
¿Cómo hacer un plan de comunicación?
Para establecer un plan de comunicación se necesita, primero, determinar qué tipo de plan se aplicará, en función de cual sea el objetivo y destinatario; así se sabrá cuáles son los elementos que se deben incluir en su elaboración.
Tipos de planes de comunicación
- Plan de comunicación externa. El que se orienta hacia el público objetivo para conseguir que se convierta en cliente y, a la vez, se mejore y posicione mejor la marca.
- Plan de comunicación interna. Diseñado para favorecer y mejorar la comunicación con los trabajadores de la propia empresa.
Elementos básicos del plan de comunicación
Con tal de elaborar un plan de comunicación exitoso, no se deben dejar fuera estos elementos:
Objetivos
Es determinante establecer objetivos según lo que se quiera obtener. Por ejemplo: no será lo mismo hacer un plan para vender un producto que otro enfocado a reforzar la imagen de marca entre el público objetivo. Eso sí, los objetivos a determinar deben ser SMART, o lo que es lo mismo: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo.
Auditoría
Antes de ponerse en marcha un plan, debe conocerse el estado actual de la comunicación de la empresa para identificar áreas de mejora, acciones que están funcionando, dónde hay carencias, etc.
Target
En el plan se debe detallar el público objetivo al que se va a dirigir, tanto interno —como pueden ser los trabajadores— como externo —consumidores, inversores, medios de comunicación…—. Sea el que sea, es determinante definir y describir al máximo todos los detalles del target y, sobre todo, nuestro buyer persona.
Canales
Los canales que se elijan dependerán de los objetivos y a quién se desea enviar un determinado mensaje. Por ejemplo, para los empleados se puede llegar a través de una lista de emailing y a los clientes por un boletín (newsletter) o las redes sociales.
Mensajes
Una de las partes más importantes es saber qué se quiere transmitir. Para ello, además del contenido, hay que prestar atención al estilo y al tono de los mensajes, que se redactarán en función de los objetivos y el target ya definidos.
Calendarización
Se debe incluir también un cronograma donde se marquen las fechas en las que se van a iniciar las acciones seleccionadas y cuánto van a durar en función del presupuesto.
Presupuesto
Es fundamental marcar cuánto dinero y recursos —tanto humanos como materiales— se van a invertir para alcanzar los objetivos establecidos.
Responsables
Es importante tener definidos los roles y las responsabilidades de cada una de las personas encargadas de desarrollar y poner en práctica el plan, así como aquellos que serán parte de una respuesta ante una crisis.
En estos casos, contar con un profesional formado con un Grado en Comunicación online como el que ofrece UNIR será determinante a la hora de optimizar la comunicación en una empresa y conseguir que esta alcance sus objetivos con éxito.
Análisis de resultados
Por último, para conocer el alcance se deben identificar los aspectos que salieron bien y las áreas de mejora. Si todo salió bien se puede seguir ese mismo camino y, sino, se debe analizar qué cambiar y cómo hacerlo.
En resumen, en un mundo como el actual donde la información fluye a gran velocidad y en gran cantidad, contar con un plan de comunicación es esencial para destacarse, adaptarse y prosperar en un entorno empresarial en constante evolución, a la vez que para construir relaciones sólidas con los públicos objetivos y alcanzar los objetivos comerciales.
