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La principal función de un documentalista es catalogar, clasificar y conservar la documentación de una empresa o institución, así como gestionar el archivo de medios de comunicación.
El documentalista es un perfil profesional cuya principal función es catalogar, clasificar y conservar la documentación de una empresa o institución para que esta pueda ser localizada con facilidad cuando se necesita o para que no se pierda. Sus funciones varían en función del ámbito donde desempeñe su trabajo ya que, por ejemplo, las necesidades de una emisora de radio no son las mismas que las de una biblioteca o un museo.
El documentalista es uno de esos perfiles en los que la tecnología y la digitalización ha supuesto un cambio radical en la forma de plantear los procesos, cometidos y formas de trabajar. A ello hay que sumar los cambios legales implementados en los últimos años como la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Funciones de un documentalista
Los documentalistas gestionan diferentes tipos de datos e información de empresas, organismos públicos o instituciones para ser almacenados de forma adecuada, lo que implica su correcta organización y gestión. Las funciones de los mismos dependen del lugar donde desarrollen su trabajo:
En medios de comunicación tradicionales
En periódicos, televisiones y radios, el papel del documentalista ha sido clave para gestionar todo el material que manejan este tipo de organizaciones. La digitalización ha cambiado su forma de proceder, pero aún así las funciones básicas siguen siendo la catalogación, indización y conservación de documentos escritos, sonoros o audiovisuales —mediante sistemas específicos de etiquetados—, principalmente para ser usados para la realización de programas, consulta de información y hemeroteca.
En cine
En este campo el documentalista se encarga de buscar información y recursos que puedan ser utilizados en una película, serie o documental, especialmente cuando está basado en hechos reales.
En empresas privadas
Además de administrar documentación para facilitar la recuperación de la misma, el documentalista deberá eliminar la que se determine que no es necesaria transcurrido un determinado tiempo. Actualmente, la gestión documental se realiza utilizando softwares específicos, lo que permite una mayor seguridad en el tratamiento de la información, poder acceder a ella de forma más rápida sin necesidad de desplazarse hasta un lugar físico y un ahorro de espacio.
Instituciones culturales
Bibliotecas, archivos, museos, filmotecas… En este tipo de organismos son fundamentales las funciones de los documentalistas para archivar toda la documentación que manejan (en diferentes formatos), catalogar colecciones, determinar quién puede acceder a ella o facilitar su conservación.
¿Qué estudiar para ser documentalista?
Para ser documentalista la formación de base es un Grado en Información y Documentación. Otra posible opción es cursar un Grado en Comunicación, Periodismo o Comunicación Audiovisual y especializarse después a través de un posgrado en Producción Audiovisual (si se quiere orientar la carrera laboral hacia el mundo audiovisual, como una televisión o una productora), Documentación Digital (si se opta por trabajar en instituciones culturales como museos) o Gestión de Contenidos Digitales (si se dirige hacia medios digitales/webs corporativas).
Las funciones de estos profesionales también pueden desempeñarse en el ámbito musical, un campo en el que el documentalista se ocupa de la catalogación de bases de datos musicales, su gestión con la Sociedad General de Autores y Editores (SGAE) o la edición de audios y vídeos. En estos casos, es fundamental contar con una formación específica en el ámbito de la música, como la que ofrece el Máster en Investigación Musical online de UNIR. Esta titulación incluye en su plan de estudios la asignatura Técnicas de Búsqueda y Tratamiento de Recursos Bibliográficos.
También puede ser interesante cursar el Máster en Humanidades Digitales online, una titulación de carácter interdisciplinar para formar perfiles que combinen el lado humanístico con el tecnológico.
