UNIR Revista
La correcta gestión de las compras tiene un impacto decisivo en el funcionamiento de la empresa, no solo porque garantiza la producción sino porque ayuda a maximizar beneficios.
La gestión de aprovisionamiento engloba las tareas de compra de los insumos y suministros que necesita la empresa para su correcto funcionamiento.
La gestión de aprovisionamiento y compras, también denominada por el término inglés procurement management, se podría definir como la fase inicial de la gestión de la cadena de suministro.
La gestión del aprovisionamiento abarca tres grandes áreas:
- Gestión de las compras. La gestión de las compras en sí, de la que se encarga el departamento de Compras. Este asume todas las tareas relacionadas con las compras en la empresa, desde la planificación de las compras —atendiendo a la previsión de la demanda— hasta el propio proceso de compra (selección de proveedores, negociación, fijación de precios), la gestión administrativa de las compras o el seguimiento y control de las mismas. Cuándo, cuánto, cómo, dónde y a quién comprar son las cuestiones principales que debe responder esta área de gestión.
- Gestión del inventario. Regula el flujo de entradas y salidas de los bienes producidos por la empresa. Esta área hace seguimiento del inventario (stocks) desde que se fabrican los productos hasta los almacenes, y de allí a los puntos de venta.
- Gestión de los almacenes. Esta hace referencia al control físico de los artículos durante su permanencia en el almacén de la empresa, incluyendo su recepción, su clasificación y su conservación.
La importancia de la gestión de aprovisionamiento
La importancia de la gestión del aprovisionamiento tiene que ver, en primer lugar, por el impacto directo en las operaciones de producción de la empresa. Si por cualquier motivo falta una materia prima (una huelga de transporte, una mala previsión de la demanda, cierre de proveedores, etc.), la cadena de producción puede pararse (no hay más que recordar los efectos de la crisis en la cadena de suministro global en los fabricantes de automoción).
También se persigue alinear el stock de la empresa con la demanda. Ya que el sobrestock puede suponer una inversión de mucho dinero innecesaria en el almacén, con un alto coste asociado. Y la falta de stock suficiente puede llevar a ventas perdidas y pérdida de clientes.
Pero además, la gestión del aprovisionamiento, en lo que tiene que ver con la selección de proveedores, afecta a la calidad final del producto y, por tanto, a la satisfacción del cliente.
Por último, pero no menos importante, el control de costes y reducción de gastos en la gestión de compras tiene consecuencias significativas en el resultado económico y los beneficios de la empresa.
El papel del gestor de aprovisionamiento
El aprovisionamiento es una función esencial dentro de la gestión de la cadena de suministro. Por tanto, requiere de profesionales con conocimientos de políticas de compras y negociación —así como conocimientos tecnológicos— para saber qué sistemas tipo ERP o aplicaciones específicas aplicar para optimizar los procesos de compras.
Lo habitual es que el gestor de aprovisionamiento haya cursado una carrera del área económica o técnica, y que luego complete su formación con cursos y másteres especializados en logística y gestión de compras, como el Máster en Logística online y oficial de UNIR.
Herramientas para la gestión del aprovisionamiento
El desarrollo tecnológico ha permitido automatizar gran parte de las tareas relacionadas con los procesos de aprovisionamiento, contribuyendo a incrementar la eficiencia en la gestión de las compras.
A este respecto, en el mercado existen un buen número de aplicaciones informáticas específicas que puede utilizar el gestor de aprovisionamiento, como por ejemplo:
- Ekon Cloud ERP, que permite realizar un análisis previo de los productos que se necesitan, buscar proveedores, crear una previsión de compras, planificar volumen y plazos, elaborar una base de datos de las compras y prever variaciones futuras en precios, cantidades y calidades.
- Streamline: esta aplicación de planificación del suministro, que dispone de versión gratuita, puede integrarse con las fuentes de datos de la empresa. Utiliza inteligencia artificial para planificar la demanda y permite planificar pedidos y optimizar el inventario.
- IBM TRIRIGA: este software proporciona un proceso electrónico completo y centralizado para el aprovisionamiento que permite la participación de los proveedores.
En pocas palabras, la gestión de aprovisionamiento es una función esencial en las empresas, ya que ayuda a mejorar su eficiencia y rentabilidad. Esta gestión abarca desde la compra de materiales y suministros hasta la gestión de relaciones con los proveedores y la optimización de procesos. Todos estos aspectos pueden influir de manera importante en el éxito y la durabilidad de una empresa.
