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¿Sabes en qué consiste la norma ISO 9001? Descubre todos sus detalles: en qué consiste, su importancia en la empresa y qué se necesita para su certificación.
La ISO 9001 —la cual pertenece a la familia de la norma ISO 9000 de Gestión de la Calidad— es una de las normas más conocidas en el ámbito empresarial y de las organizaciones. Se trata de un estándar internacional que mide la calidad de una empresa centrado en la satisfacción del cliente y en la capacidad de ofrecer productos y servicios que cumplan con las exigencias internas y externas de la organización.
Los principios de calidad que debe seguir una empresa para implantar con éxito un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) son:
- Empresa enfocada al cliente
- Liderazgo
- Involucramiento del personal
- Aseguramiento del enfoque por procesos
- Enfoque sistemático a la gestión
- Enfoque objetivo a la toma de decisiones
- Relaciones con los proveedores mutuamente beneficiosas
- Mejora continua
La aplicación de la ISO 9001 genera una imagen positiva de la compañía, crea confianza y asegura la preferencia de los clientes por dicha empresa. Además, permite alcanzar una estabilidad en el desempeño de los procesos, reduce costes e incrementa la productividad.
Requisitos de la norma ISO 9001
- Documentación del SGC: declaración de la política de calidad, manuales, procedimientos e instrucciones técnicas de los procesos, registros, etc.
- Gestión de la calidad en la organización: analizar cómo afecta el entorno de la empresa (factores ambientales y activos de los procesos de la organización) para lograr los objetivos de calidad y las expectativas de los interesados en el SGC.
- Recursos: definir los roles y responsabilidades de los recursos necesarios para implantar y mantener el SGC y asignarlos efectivamente.
- Producción/Planificación: determinar todos los requisitos de calidad que se deben tener en cuenta en el sistema (productos, de clientes, legales…).
- Infraestructura: disponer y mantener la infraestructura necesaria para lograr cumplir los requisitos de calidad.
- Mejora continua: implementar los procesos necesarios para hacer seguimiento, análisis y mejora para cumplir los objetivos de calidad.
¿Cómo obtener la Certificación ISO 9001?
Una vez implantado un Sistema de Gestión de Calidad basado en la ISO 9001, se puede dar un paso más con tal de obtener su certificación. Para ello es necesario contratar a una empresa certificadora externa. Para obtener esta certificación es necesario seguir los siguientes pasos:
- Lo primero es conocer las obligaciones normativas y legales relativas a la calidad.
- Saber las necesidades y áreas de mejora de la organización.
- Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad conforme a los requisitos de la ISO 9001. Para ello suele ser habitual contratar los servicios profesionales de una consultora especializada.
- Documentar todo los procesos requeridos por la norma.
- Formar al personal de la organización en los roles y responsabilidades relativos al Sistema de Gestión de la Calidad.
- Realización de auditorías internas del SGC. Es decir, revisar internamente de una manera estructurada y organizada todos los procesos del sistema y verificar su cumplimiento. La organización debe designar una persona responsable de estas tareas, que ayudarán a la organización a detectar debilidades y fortalezas, así como amenazas y oportunidades para la mejora de los procesos de calidad.
- Hacer seguimiento de la eficacia y eficiencia del SGC mediante la obtención de indicadores y mejorarlo de manera continua.
- Realizar una auditoría de certificación con una entidad certificadora para acreditar que se cumple correctamente con los procesos y requisitos de la norma.
Las entidades de certificación emiten el certificado con una validez de 3 años, pero condicionados a que el titular supere una auditoría anual. Para poder superar dicha auditoría es indispensable que los procedimientos que se comunican se realicen en tiempo y forma.
No solo se trata de tener evidencias que acrediten que la organización cumple con los requisitos, sino que la organización necesita analizar los riesgos a los que está expuesta. Los auditores —además de la documentación— tienen en cuenta otra serie de cuestiones para las que recurren a:
- La observación directa.
- La recolección de información a través de reuniones y entrevistas.
- Visitas a las instalaciones, puestos de trabajo (evidencias físicas).
La organización debe establecer los recursos necesarios para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001 y poder certificarse. Para ello hay que tener presente:
- Las capacidades y limitaciones de los recursos internos.
- Qué se necesita obtener de los proveedores: establecer acuerdos entre empresa-proveedor, estipular una política de trabajo que conozcan y que garantice la transparencia/confianza y realizar informes (feedback) de los resultados de las evaluaciones.
- Establecer indicadores correctos para medir resultados esperados.
El proceso de certificación puede ser llevado a cabo por cualquier tipo de empresa independientemente de su tamaño o actividad, así como organizaciones no gubernamentales (ONGs).
