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Para ejecutar de manera exitosa un proyecto es fundamental llevar a cabo una buena gestión. Para ello, es interesante optar por recursos como la metodología del PMI (Project Management Institute).
El Instituto de Dirección de Proyectos PMI (Project Management Institute) es una organización americana sin ánimo de lucro que se dedica a la recopilación y desarrollo de conocimiento para la dirección o gestión de proyectos. Publica la Guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), la cual contiene los fundamentos de la gestión o dirección de proyectos. Estos son reconocidos internacionalmente como buenas prácticas y ampliamente utilizados, así como las nuevas prácticas o tendencias emergentes de la profesión. El PMBOK no es una metodología en el sentido estricto de la palabra, pero su contenido es conocido como metodologías del PMI.
Una metodología es un conjunto estructurado de procedimientos, técnicas, etc. que se siguen paso a paso para la gestión de proyectos —lo son PRINCE2, SCRUM, etc.—. Así pues, lo que publica el PMI son procesos que se han demostrado eficientes y eficaces para la dirección de proyectos en muchas ocasiones, pero que deben ser adaptados e integrados en función de cada proyecto. La mayor parte de metodologías de dirección o gestión de proyectos se basan en el PMBOK y adaptan los procesos aquí publicados.
Actualmente, la versión aprobada del PMBOK es la sexta, pero está a punto de publicarse la séptima que será la que esté en vigor y recogerá las prácticas recomendadas durante los próximos años.
¿Qué es la gestión o dirección de proyectos y por qué es importante?
Desde la edad antigua se han ejecutado proyectos más o menos ambiciosos para crear productos que cumplieran las expectativas y necesidades de sus promotores. Las pirámides de Egipto; las carreteras, acueductos y construcciones romanas; el descubrimiento de la penicilina; el canal de Panamá y de Suez; la llegada del hombre a la Luna; etc. son claros ejemplos de proyectos, en los que los responsables tuvieron que aplicar conocimientos, habilidades, técnicas, etc. de gestión para la conclusión exitosa de estos.
En plena era de la información, los proyectos para el desarrollo e integración de soluciones que permitan procesar el Big Data y extraer conclusiones que posibiliten tomar decisiones en base a información de valor proveniente de los datos son más importantes que nunca. Generalmente los proyectos de Big Data implican mucha complejidad, al tratarse de un entorno tecnológico reciente y disruptivo. Es por ello capital para conseguir los objetivos de estos proyectos aplicar la gestión o dirección de proyectos.
Como se indica en el PMBOK, un proyecto es un esfuerzo temporal que tiene un comienzo y un fin, y que tiene por objetivo proveer un producto, un servicio o un resultado deseado.
La gestión de proyectos consiste en aplicar los conocimientos, técnicas, herramientas y habilidades a las tareas de los proyectos a fin de conseguir cumplir sus objetivos, mediante la adaptación, aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos adecuados para ejecutarlos de manera eficiente y eficaz.
Mediante la gestión o dirección de proyectos se consigue:
- Cumplir los objetivos del proyecto y del negocio de las organizaciones que patrocinan los proyectos.
- Satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas de los proyectos.
- Incrementar las probabilidades de éxito de los proyectos.
- Entregar los productos, servicios o resultados del proyecto de manera adecuada y en el momento oportuno.
- Optimizar la utilización de los recursos necesarios para ejecutar el proyecto.
- Gestionar y equilibrar las restricciones de los proyectos: alcance, calidad, coste, recursos y cronograma.
Procesos clave de la metodología del PMI
Los procesos son una serie de tareas o actividades de gestión o dirección de proyectos que a partir de una o más entradas producen una o más salidas mediante la aplicación de ciertas herramientas y técnicas.
Se agrupan en una serie de áreas de conocimiento y grupos de procesos. Las áreas de conocimiento son áreas identificadas por sus requisitos de conocimiento y que se describen en función de los procesos que contienen. A su vez, los grupos de procesos son agrupaciones lógicas de procesos para conseguir los objetivos del proyecto.
Áreas de conocimiento
- Integración: son los procesos necesarios para determinar, desarrollar, combinar y orquestar los procesos de dirección de proyectos.
- Alcance: imprescindibles para garantizar que se realiza el trabajo necesario para la ejecución exitosa de los proyectos, y únicamente el trabajo necesario.
- Cronograma: procedimientos para conseguir finalizar los proyectos a tiempo.
- Costes: para estimar, calcular y controlar los gastos necesarios para la ejecución del proyecto y cumplir el presupuesto.
- Calidad: procesos necesarios para asegurar el cumplimiento de los requisitos de calidad del proyecto para satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
- Recursos: para determinar, asignar y gestionar los recursos necesarios para la ejecución de los proyectos.
- Comunicaciones: su objetivo es garantizar que la información de los proyectos y servicios sea recopilada, distribuida, etc. de manera adecuada.
- Riesgos: para gestionar los riesgos que afectan a la consecución de los objetivos de los proyectos.
- Adquisiciones: para comprar las herramientas, servicios, etc. necesarios para la ejecución del proyecto.
- Interesados: su fin es gestionar las personas u organizaciones que pueden influir o verse afectadas por los proyectos y satisfacer sus necesidades y expectativas con la ejecución del proyecto.
Grupos de procesos
- Inicio: es el grupo de procesos necesarios para definir un nuevo proyecto.
- Planificación: para determinar el alcance del proyecto, sus objetivos y definir las acciones necesarias para ejecutarlo de manera exitosa.
- Ejecución: para ejecutar el proyecto conforme al plan de dirección del proyecto y cumplir sus requisitos.
- Monitorización y Control: fundamentales para el seguimiento, análisis y control del progreso en la ejecución del proyecto.
- Cierre: para finalizar un proyecto.
Los 49 procesos de la dirección de proyectos según la Guía del PMBOK 6ª edición son los que se observan en el siguiente enlace.
Las buenas prácticas de la metodología del PMI recogidas en el PMBOK, sirven para gestionar tanto proyectos predictivos (en cascada), en los que se realiza una planificación inicial muy amplia ya que se conoce con mucho detalle el proyecto, el trabajo necesario, sus fases, entregables intermedios y finales, etc.; como los ágiles en los que no se comprende inicialmente todo el alcance del proyecto y estará sujeto a muchos cambios durante su ejecución.
Los proyectos de Big Data son proyectos novedosos, complejos y sujetos a múltiples cambios por lo que suelen ser proyectos ágiles, pero en el PMBOK están los procesos adecuados para integrar, adaptar y gestionar o dirigir estos proyectos ágiles de manera adecuada para conseguir sus objetivos y resultados.
