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La planificación que se realiza en un calendario editorial o de contenidos responde a una estrategia y, por tanto, ayudará a observar y cuantificar el cumplimiento de los objetivos que se fijen.
Un calendario editorial es una herramienta de planificación y productividad de gran utilidad para la gestión del trabajo y la ejecución de la estrategia de marketing digital para una página web y su difusión en redes sociales.
Los calendarios editoriales contemplan la planificación de los contenidos que se van a publicar en un blog corporativo, en medios de comunicación y en redes sociales, lo cual es de gran utilidad para tener una visión cronológica de los temas y la presencia que se va a generar online. Las principales ventajas de contar con un calendario editorial se resumen en:
- Eficiencia: la planificación garantiza que el esfuerzo y tiempo dedicado a crear, editar y difundir unos contenidos responde a unas guías.
- Permite pensar y definir contenidos de calidad acordes con la estrategia editorial y elegir el mejor momento para su publicación.
- La planificación libera tiempo para pensar y desarrollar distintos formatos que requieren planificación previa para ampliar la oferta de contenido de la web (charlas en directo, webinars, vídeos, etc.).
- Asegura la coordinación con colaboradores, internos y externos.
- La planificación asegura un flujo estable de contenidos a través de los distintos canales en redes sociales que utilice la marca.
- Además, permite readaptar los contenidos creados y aprovecharlos para distintos formatos y canales.
A partir de estos aspectos, empezamos ya a construir el calendario de contenidos que deberá incluir aspectos como:
- Título del contenido.
- Autor.
- Estado de elaboración (asignado, en proceso, entregado, publicado).
- Términos SEO y enlaces que sea necesario incluir.
- Tema.
- Formato (artículo para el blog, entrevista, infografía, vídeo…).
- Vía de difusión.
A la hora de elaborar un calendario editorial es importante tener claro que debe ser una herramienta que permita visualizar de forma sencilla las publicaciones programadas. Para que cumpla esta función, el calendario debe reunir unas características concretas:
- Debe ser visual y fácil de leer e interpretar.
- Debe incluir toda la información útil sobre el contenido: autor, formato, fecha de publicación, tema…
- Debe reflejar quién es el responsable de las distintas tareas y el estatus en que se encuentran (quién escribe, quién lo publica, en qué canales se difundirá…).
Herramientas para crear un calendario de contenidos
No hay una única forma de elaborar un calendario editorial. Para algunas personas, será más cómodo utilizar un calendario tradicional o una hoja de trabajo de Excel o Spreadsheet, como esta plantilla gratuita, donde se pueden controlar los datos fundamentales para el flujo de contenidos.
Otras personas, en cambio, preferirán apoyarse en calendarios basados en tableros de tareas que permitirán analizar el flujo de trabajo de un vistazo. Todas son fórmulas válidas, lo importante es que resuelvan tus necesidades de planificación.
Aquellos que busquen herramientas digitales con las que organizar un calendario editorial encontrarán de gran utilidad aplicaciones como Airtable, CoSchedule o Trello. Para comprender un poco mejor su utilidad, vamos a explicar brevemente cada una:
Airtable
Se trata de una herramienta colaborativa basada en el sistema de las hojas de cálculo como Excel, pero con características adicionales que permiten organizar la información en función de las categorías necesarias para crear un calendario editorial y publicación en redes. Además, es integrable con otras aplicaciones externas (desde correo hasta redes sociales) para sacarle mayor partido.
CoSchedule
Esta herramienta de gestión de contenidos permite organizar las tareas con distintas categorías y visualizarlas en una plantilla de calendario que se puede amoldar a las necesidades del flujo de trabajo. Su ventaja es que, además de construir un calendario de contenidos, permite la publicación de cada post en redes sociales y ofrece un panel de analítica.
Trello
Esta aplicación, disponible también en aplicación móvil o para ordenador, permite crear tableros y listas para organizar tareas y que sean consultadas por distintos equipos. Cada tarea se identifica en una tarjeta que tiene una fecha, estado y responsable asignado, favoreciendo los flujos de trabajo en equipo. Al igual que Airtable, es aplicable a multiplicidad de procesos y permite visualizar en forma de calendario o de listas todo el contenido planificado.
Los calendarios editoriales son grandes aliados para la productividad y el cumplimiento de las metas fijadas en un plan de contenidos para un blog o medio. Además de tener a la vista la planificación, permite detectar carencias y oportunidades para crear nuevos contenidos atractivos para la audiencia y planificarlos con tiempo para garantizar su calidad.
Aunque organizar un calendario editorial sea una tarea sencilla, requiere compromiso y seguimiento para que sea realmente útil. Los profesionales de la comunicación y el marketing dedicados a la creación y difusión de contenidos aprenden a desarrollar este tipo de herramientas de coordinación de una forma casi intuitiva.
Para aquellos que quieran dar un paso cualitativo en su carrera y ser capaces de detectar y analizar las tendencias actuales para aplicarlas a su estrategia, un paso clave puede ser complementar su formación con un posgrado de especialización, como el Máster en Marketing Digital online de UNIR. Este programa muestra a sus alumnos cómo definir y ejecutar estrategias para todos los canales, aportando una visión global que integre tanto las estrategias de contenidos como de redes sociales y publicidad.
